ALGEMENE VOORWAARDEN

SPEAKSEE B.V.

Let op: Onderstaande voorwaarden zijn alleen van toepassing bij aanschaf door consumenten.

1. Definities

1.1 In deze voorwaarden gebruikt Speaksee B.V. de volgende termen in de hieronder opgenomen betekenis:

Speaksee Speaksee B.V., gevestigd te Rotterdam en geregistreerd in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer: 70051224.

Klant         De natuurlijke perso(o)n(en), niet handelend uit hoofde van bedrijf of beroep, die Speaksee verzoekt een offerte uit te brengen en/of een overeenkomst met Speaksee heeft gesloten.

Product(en)       Alle door Speaksee voor Klant te leveren of geleverde apparatuur en accessoires;

Dienst             Alle diensten die Speaksee levert, waaronder gebruik van de applicaties, ondersteuning, (nood)reparaties of updates met betrekking tot de door Speaksee geleverde of te leveren Producten.

2. Overeenkomsten tussen Speaksee en de Klant

2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle huidige en toekomstige diensten, overeenkomsten, uitgebrachte offertes en geaccepteerde opdrachten van Speaksee. Algemene voorwaarden van de Klant binden Speaksee niet en de toepasselijkheid daarvan wordt hierbij voor zover nodig uitdrukkelijk van de hand gewezen. Afwijkingen van deze voorwaarden gelden slechts indien Speaksee die afwijkingen schriftelijk heeft bevestigd.

2.2 Indien in de overeenkomst tussen Speaksee en de Klant wordt afgeweken van deze voorwaarden, dan gelden de afspraken uit de overeenkomst tussen Speaksee en de Klant.

2.3 Het is Speaksee toegestaan de voorwaarden te wijzigen met inachtneming van artikel 16 van deze algemene voorwaarden. De gewijzigde voorwaarden gelden ook ten aanzien van reeds bestaande overeenkomsten tussen Speaksee en haar Klanten.

2.4 Speaksee zal zich steeds inspannen om de overeenkomst met Klant naar haar beste inzicht en vermogen uit te voeren.

3. Aanbiedingen en totstandkoming overeenkomsten

3.1 Alle offertes en aanbiedingen van Speaksee, zowel mondeling, schriftelijk of elektronisch, zijn vrijblijvend, tenzij Speaksee uitdrukkelijk een termijn voor aanvaarding heeft opgenomen.

3.2 Offertes en aanbiedingen van Speaksee zijn steeds gebaseerd op informatie zoals verstrekt door de Klant. Klant garandeert dat deze informatie juist is. Een overeenkomst met Speaksee voor het leveren van Producten of Diensten komt tot stand door een schriftelijke of elektronische bevestiging van Speaksee.

4. Prijzen en tarieven

4.1 Alle prijzen en tarieven zoals gecommuniceerd door Speaksee zijn inclusief BTW, verpakkingskosten, overige belastingen, taksen en/of heffingen die (mogelijk) worden geheven op de Producten en Diensten, maar exclusief kosten voor levering en transport, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

4.2 De gehanteerde tarieven van Speaksee zijn afhankelijk van de Diensten die de Klant afneemt en staan daarom in de offerte of worden getoond op de website van Speaksee.

4.3 Indien na de datum van totstandkoming van de overeenkomst één of meer kostprijsfactoren een verhoging ondergaan, kan Speaksee de overeengekomen prijs verhogen. Dit is bijvoorbeeld het geval indien belastingen worden verhoogd of prijzen voor inkoop voor Speaksee aanzienlijk stijgen na de totstandkoming van de overeenkomst. Indien sprake is van een prijsverhoging is de Klant gerechtigd de overeenkomst te ontbinden.

5.="" betaling<="" span="">

5.1 Voor zover niet anders is bepaald in de overeenkomst of op de website van Speaksee, hanteert Speaksee een betalingstermijn van 14 dagen voor de voldoening van de facturen.

5.2 Indien de Klant deze betalingstermijn ongebruikt laat verstrijken, zal Speaksee de Klant eenmalig een betalingsherinnering sturen, die kwalificeert als ingebrekestelling. Daarbij zal Speaksee de Klant een nieuwe redelijke termijn bieden om over te gaan tot betaling. Die redelijke termijn bedraagt altijd 7 dagen. Na het verstrijken van deze 7 dagen, verkeert de Klant in verzuim.

5.3 Door het intreden van verzuim, verbeurt de Klant onmiddellijk een opeisbare rente gelijk aan de wettelijke rente voor niet-handelstransacties over het opeisbare bedrag, voor iedere maand (of gedeelte daarvan, wat gelijkgesteld wordt met een gehele maand) dat betaling uitblijft, onverminderd het recht van Speaksee op volledige nakoming en/of schadevergoeding. Hiermee wordt uitdrukkelijk afgeweken van het bepaalde in artikel 6:92 BW.

5.4 Indien de Klant in verzuim is met de voldoening van een opeisbaar bedrag, maakt Speaksee daarnaast aanspraak op vergoeding van de buitengerechtelijke incassokosten. Deze kosten worden vastgesteld conform de Staffel Buitengerechtelijke incassokosten.

5.5 In afwijking van de betalingstermijn als genoemd in artikel 5.1, kan Speaksee betaling van 50% van de (koop)prijs vooraf verlangen. Dat kan Speaksee ook nog verlangen, nadat de overeenkomst al tot stand is gekomen, maar de Producten en/of Diensten nog niet zijn geleverd.

5.6 De Klant is niet gerechtigd tot verrekening buiten de bevoegdheid die de Klant op grond van de wet toekomt.

6.="" levering<="" span="">

6.1 Alle door Speaksee genoemde termijnen voor door haar te leveren Producten of Diensten zijn indicatief. Dit betreffen geen fatale termijnen.

6.2 De Klant is verplicht de Producten of Diensten af te nemen op het moment dat deze hem ter beschikking worden gesteld.

6.3 Bij overschrijding van een door Speaksee gecommuniceerde termijn, informeert Speaksee de Klant zo spoedig mogelijk. Wordt de gecommuniceerde termijn met meer dan vier weken overschreden, dan is de Klant gerechtigd de aankoop ongedaan te maken en heeft de Klant recht op restitutie van de koopprijs.

6.4 Verzending en transport van Speaksee naar de Klant geschiedt voor risico van Speaksee. Het risico gaat over op het moment dat de Klant of een door hem aangewezen derde de Producten heeft ontvangen. Het is Speaksee toegestaan een levering van Producten in verschillende delen te leveren.

6.5 Als de Klant verschuldigde kosten niet (tijdig) aan Speaksee betaalt, dan behoudt Speaksee zich het recht voor om uitvoering, levering van de Producten of Diensten en /of enige andere prestatie te weigeren totdat de Klant alle aan Speaksee verschuldigde bedragen heeft voldaan, onverminderd (en dus niet in de plaats van) andere rechten op grond van de wet of de overeenkomst.

7. Eigendomsvoorbehoud

7.1 Alle door Speaksee geleverde Producten blijven eigendom van Speaksee totdat alle vorderingen die Speaksee op de Klant heeft of mocht verkrijgen uit hoofde van overeenkomsten tot het leveren van Producten en/of Diensten (inclusief eventuele daarmee verband houdende (incasso)kosten en rente) volledig zijn betaald.

7.2 Klant is vóór bedoelde eigendomsovergang niet bevoegd de Producten, anders dan overeenkomstig zijn normale bedrijf en de normale bestemming van de Producten, te gebruiken, verkopen, af te leveren of anderszins te vervreemden.

7.3 Klant is verplicht de Producten die onder eigendomsvoorbehoud zijn afgeleverd zorgvuldig te bewaren.

8. Bedenktijd en herroeping

8.1 De Klant kan een overeenkomst met betrekking tot de aankoop van een Product gedurende een bedenktijd van 14 dagen zonder opgave van redenen ontbinden.

8.2 De bedenktijd van 14 dagen gaat in op de dag van ontvangst van het laatste Product van de bestelling. De Klant heeft het Product ontvangen indien het door de Klant zelf in ontvangst is genomen, door een ophaallocatie voor pakketten in ontvangst is genomen, dan wel indien het Product door een door de Klant aangewezen derde in ontvangst is genomen.

8.3 De Klant kan een overeenkomst tot het afnemen van een of meerdere Diensten (daaronder uitdrukkelijk niet gerekend een overeenkomst voor levering van digitale inhoud die niet op een materiële drager is geleverd, welke Diensten zijn uitgesloten van het recht van herroeping) gedurende 14 dagen zonder opgave van redenen ontbinden. Deze bedenktijd gaat in op het moment van het tot stand komen van de overeenkomst.

8.4 Als de Klant gebruik wenst te maken van zijn herroepingsrecht, meldt hij dit binnen de bedenktermijn door middel van het modelformulier voor herroeping dat te vinden is op de website van Speaksee.

8.5 Indien de overeenkomst strekt tot levering van een Product, dan zal Speaksee de Klant voorzien van een retourlabel voor verzending. Zo snel mogelijk, maar binnen 14 dagen vanaf de dag volgend op de in artikel 8.4 bedoelde melding via het modelformulier, zendt de Klant het Product terug, met alle geleverde toebehoren, voor zover redelijkerwijs mogelijk in originele staat en verpakking.

8.6 Tijdens de bedenktijd zal de Klant zorgvuldig omgaan met het Product en de verpakking. Hij zal het Product slechts uitpakken of gebruiken in de mate die nodig is om de aard, de kenmerken en de werking van het Product vast te stellen, vergelijkbaar met een onderzoek van de Klant in een fysieke winkel. Gebruik van het Product dat verder gaat dan het gebruik als omschreven in dit artikellid, heeft tot gevolg dat de consument aansprakelijk is voor waardevermindering van het Product inclusief de verpakking. Speaksee mag dit bedrag dan in mindering brengen op hetgeen aan de Klant wordt terugbetaald.

8.7 Het risico en de bewijslast voor de juiste en tijdige uitoefening van het herroepingsrecht ligt bij de Klant.

8.8 Nadat Speaksee het Product of de Producten retour heeft ontvangen van de Klant en wanneer na inspectie door Speaksee is gebleken dat de Klant heeft voldaan aan het bepaalde in artikel 8.6, dan zal Speaksee het aankoopbedrag binnen 14 dagen retourneren aan de Klant.

9. Beëindiging en annulering, stilzwijgende verlenging

9.1 Overeenkomsten tot het leveren van Producten kunnen door de Klant niet worden geannuleerd.

9.2 Overeenkomsten tot het leveren van Diensten hebben een looptijd zoals vermeld in de overeenkomst tussen Speaksee en de Klant. De Klant kan de overeenkomst beëindigen door een schriftelijke opzegging met inachtneming van een opzegtermijn van één maand. Blijft een opzegging uit, dan wordt de overeenkomst tussen Speaksee en de Klant stilzwijgend verlengd, telkens voor een periode van drie maanden.

9.3 In het geval dat:

- Klant haar verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst niet, niet tijdig of niet behoorlijk nakomt;

- het faillissement van de Klant wordt aangegeven door de Klant of aangevraagd wordt door één of meerdere van de schuldeisers van de Klant, of de Klant wordt toegelaten tot de Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen; of

- de Klant op andere wijze de vrije beschikking over zijn vermogen en/of inkomsten geheel of gedeeltelijk verliest (c.q. onder curatele of bewind wordt geplaatst dan wel de schuldsanering van toepassing wordt);

heeft Speaksee het recht de overeenkomst(en) zonder voorafgaande ingebrekestelling naar haar keuze op te zeggen of (gedeeltelijk) te ontbinden, zulks zonder dat zij tot enige schadevergoeding of garantie gehouden zal zijn en onverminderd hetgeen Speaksee rechtens toekomt. Speaksee is in geval van een opzegging of ontbinding gerechtigd toegang tot de Diensten direct te ontzeggen.

10.="" klachten<="" span="">

10.1 Klachten over geleverde Producten en/of Diensten moeten door de Klant binnen twee maanden na ontdekking schriftelijk worden gemeld aan Speaksee. De klacht dient een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, zodat Speaksee in staat is adequaat te reageren. Klachten kunnen worden ingediend middels een modelformulier dat beschikbaar wordt gesteld op de website van Speaksee.

10.2 De Klant is verplicht eventuele bezwaren tegen de hoogte of inhoud van facturen van Speaksee binnen 14 dagen schriftelijk te melden aan Speaksee.

10.3 Indien de Klant niet tijdig klaagt, komt haar geen recht meer toe op aflevering van het ontbrekende, herstel of hervanging.

10.4 Retourzendingen worden uitsluitend geaccepteerd als het Product zodanig gebrekkig is dat het gebrek de retourzending rechtvaardigt en als is voldaan aan het bepaalde in artikel 10.1. De Producten dienen, behoudens het gebrek, onbeschadigd te zijn en in de originele verpakking te worden teruggestuurd.

11.="" garantie<="" span="">

11.1 Speaksee verstrekt gedurende twee (2) jaar na oplevering garantie op de door haar geleverde Producten voor materiaal- en fabricagefouten, hetgeen inhoudt dat Speaksee voor haar rekening de fouten aan het geleverde herstelt of – indien Speaksee dit noodzakelijk acht - voor vervanging zorgdraagt.

11.2 Speaksee verstrekt gedurende twee (2) jaar na oplevering ondersteuning voor de door haar geleverde Diensten. De juistheid van de getoonde transscripties wordt niet gegarandeerd.

11.3 De kosten voor herstel dan wel vervanging van het geleverde komen voor rekening van Speaksee..

11.4 In het geval dat Speaksee uit hoofde van dit artikel 11 (onderdelen van) het geleverde vervangt, wordt het vervangen onderdeel eigendom van Speaksee. Het vervangen (onderdeel van het) geleverde dient (franco) aan Speaksee retour te worden gezonden.

11.5 Indien het door Speaksee geleverde onderdelen bevat die niet door Speaksee zelf worden vervaardigd, geldt dat door Speaksee niet meer garantie wordt verstrekt dan de garantie verkregen van haar leverancier, met inachtneming van de termijn van artikel 11.1.

11.6 De garantie wordt verstrekt onder de voorwaarde dat Klant aan al zijn verplichtingen ten opzichte van Speaksee heeft voldaan.

11.7 In geval van herstel wordt de garantietermijn niet verlengd. Indien sprake is van volledige vervanging van het geleverde gaat een nieuwe garantietermijn van 2 jaar in, te rekenen vanaf het moment dat het Product door Speaksee is geleverd.

11.8 Het recht op garantie komt te vervallen indien de Klant in strijd handelt met de in de meegeleverde handleiding opgenomen of door Speaksee gegeven instructies voor het gebruik en onderhoud (waaronder het niet uitvoeren van updates), ondeskundig handelt, dan wel indien de Klant gedurende de garantietermijn op eigen initiatief wijzigingen, toevoegingen en/of reparaties verricht of laat verrichten. Tevens kan in geval van overmacht als bedoeld in artikel 13 geen beroep op garantie worden gedaan. Alle omstandigheden die overmacht opleveren, of andere omstandigheden die het Speaksee feitelijk onmogelijk maken of bezwaarlijk doen zijn om aan haar verplichtingen te voldoen, ontheffen Speaksee van haar garantieverplichtingen.

12.="" aansprakelijkheid<="" span="">

12.1 Speaksee is niet aansprakelijk voor schade, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid.

12.2 Een eventuele (buiten)contractuele aansprakelijkheid van Speaksee is steeds beperkt tot direct geleden schade. Speaksee is met andere woorden nooit aansprakelijk voor indirect geleden schade respectievelijk gevolgschade of andere indirecte schade zoals omzetschade of winstderving.

12.3 Een eventuele (buiten)contractuele aansprakelijkheid van Speaksee is voorts beperkt tot het bedrag dat wordt uitgekeerd door de aansprakelijkheidsverzekeraar van Speaksee.

13.="" overmacht<="" span="">

13.1 Speaksee behoudt zich het recht voor nakoming van haar verplichtingen op te schorten indien sprake is van overmacht, met inachtneming van het bepaalde in artikel 13.2.

13.2 Van overmacht is in ieder geval sprake, indien ten gevolge van enige omstandigheid redelijkerwijze niet (meer) van Speaksee kan worden verlangd dat zij haar verplichting (verder) nakomt, ook al was die omstandigheid ten tijde van het aanvaarden van de opdracht voorzienbaar. Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan (maar niet beperkt tot): stormschade en andere natuurrampen, uitsluitingen, oproep of oorlogsgevaar, ziekte van onvervangbare werknemers, overmacht en/of niet (tijdig) nakomen door de leverancier(s) van Speaksee, brand en andere ongevallen in het bedrijf alsmede alle van overheidswege genomen of uitgevaardigde maatregelen en in het algemeen alle omstandigheden die buiten de invloedssfeer van Speaksee vallen.

13.3 Indien voornoemde opschorting langer dan één (1) maand heeft geduurd dan wel door Speaksee te voorzien is dat deze langer dan één (1) maand zal duren, heeft zowel Speaksee als de Klant het recht de overeenkomst (gedeeltelijk) te ontbinden.

14. Intellectuele eigendom

14.1 De uit de overeenkomst met Speaksee voortvloeiende rechten van intellectueel eigendom worden en blijven het intellectuele eigendom van Speaksee. Als voor de verkrijging van intellectuele eigendomsrechten door Speaksee – waaronder auteursrechten – een nadere akte is vereist, dan stemt de Klant nu alvast in met overdracht van ontstane auteursrechten en vastlegging daarvan in een akte. Speaksee is en blijft rechthebbende van alle rechten ter zake van informatie, methodes, formules, technieken, processen, systemen en programma’s die door of voor Speaksee zijn ontwikkeld en die beschikbaar worden gesteld of worden medegedeeld aan de Klant.

14.2 Alle door Speaksee verstrekte documenten en Producten, zoals adviezen, overeenkomsten, ontwerpen, prototypes, enz., zijn uitsluitend bestemd om te worden gebruikt door de Klant en mogen niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Speaksee worden verveelvoudigd, gewijzigd, openbaar gemaakt of ter kennis van derden gebracht.

15.="" privacy<="" span="">

Speaksee spant zich in om de bij haar aanwezige persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679. Meer informatie over de wijze waarop Speaksee omgaat met persoonsgegevens is opgenomen in de privacyverklaring van Speaksee, zoals opgenomen als bijlage bij dit document en zoals weergegeven op haar website, speak-see.com. De privacyverklaring maakt onderdeel uit van deze algemene voorwaarden.

16. Wijziging van deze algemene voorwaarden

Het is Speaksee toegestaan deze algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen. De gewijzigde voorwaarden gelden ook ten aanzien van reeds bestaande overeenkomsten tussen Speaksee en haar Klanten. In geval van wijziging van essentiële voorwaarden in het nadeel van de Klant, is de Klant gerechtigd om de overeenkomst met Speaksee zonder kosten of schadevergoeding op te zeggen binnen 14 dagen nadat Speaksee de Klant heeft geïnformeerd over de nieuwe algemene voorwaarden. De opzegtermijn die de Klant in acht moet nemen is in dit geval 14 dagen.

17. Toepasselijk recht

17.1 Op alle overeenkomsten, opdrachten en werkzaamheden van Speaksee is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag wordt uitgesloten.

17.2 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Rotterdam, locatie Rotterdam.

Deze algemene voorwaarden zijn gepubliceerd op de website van Speaksee B.V.

(www.speak-see.com) en gedeponeerd in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel.

SPEAKSEE´s PRIVACY STATEMENT

SPEAKSEE SERVICES

Last updated: 21-08-2020

GENERAL

This is the Privacy Statement of Speaksee related to Speaksee services. Our services consist of a speech-to-text transcription microphone kit for physical meetings and desktop transcription software (Speaksee AutoCaption) for digital meetings. This Privacy Statement explains how we deal with personal information that we receive when you make use of one of our services.

We commit to your privacy and ensure that any personal information we process will be protected and treated confidentially. We appreciate that you trust us with your information, and we will do everything we can to not damage this trust. In this text we would like to explain what personal information we collect from you and for what exact purposes we use your information.

If you have any question related to your privacy or this Privacy Statement in particular, please contact us at hello@speak-see.com.

1. WHAT INFORMATION WE COLLECT AND FOR WHAT PURPOSES?

When you make use of (one of) our services, we may collect your information in order to deliver our services and improve these services to provide a better experience to you. We receive your information because you directly provide it to us or because our systems collect this from you. We only collect certain information if you are a Customer of our services (a Customer is the person or company that signs up for our services and has an account with Speaksee) or if a Customer uses our services for a conversation with you, for which the Customer will notify you either verbally or by handing out a microphone to you.

Below you find more details about the information we process, and for what purposes we use it:

1. Account information

If you are our Customer, we receive information about you to provide you our transcription services. In particular, when you sign up for our Speaksee services, we will process your contact details such as name, address and country of residence. When you create or use an account for Speaksee, we process your email address and encrypted password (which are not visible to us).

We use your account information to create a Customer account and to provide our transcription services to this account. In addition, we may use your contact details to provide important information about our services, such as changes and updates. We may also use this information to communicate with you, for example when you require support.

We process your contact details and account information on the basis of your consent. This means that when you sign up for a Speaksee account, you have to give your consent to the processing of your information. This is done by reading this Privacy Statement and checking a box to consent to our data processing when you sign up for a Speaksee account.

2. Spoken conversations whilst using the service

When you use our services, we process your speech for speech-to-text transcription. Spoken conversations will be captured when you use a microphone of the Speaksee microphone kit, or when you use the microphone of your device when you are using Speaksee AutoCaption.

We use your voice in order to provide transcription services to our Customers. In addition, we may use your voice to improve our services. This may mean that your voice is processed and temporarily stored for training algorithms that will improve the quality of the audio that is captured by Speaksee and/or the speech-to-text services, including speaker recognition.

We process your voice on the basis of legitimate interest to improve the service as well as consent to provide the service. We process voice data on the basis of our legitimate interest to do so, namely our legitimate business interest to provide our services and improve our services for the benefit of our Customers

Our Customers are required to ask users of a Speaksee microphone, or persons who are transcribed to text by Speaksee AutoCaption, for their Consent that their speech is processed and in some cases may be stored temporarily. We ensure that the voice data is deleted as soon as the speech data is not useful for training our algorithm anymore and won’t use this data for any other purposes.

3. Technical information and metadata

If you are a Customer, we collect information about your device, network and internet connection when you make use of our Speaksee services. Information that may be processed include: IP address, operating system details (version number and hardware ID) and network metrics (routes and latency).

We use this technical information to correctly provide our speech-to-text transcription services and to optimize your experience. We may also use this information to provide helpful technical support when you encounter issues with our services.

We process technical information on the basis of our legitimate interest to do so, namely our legitimate business interest to provide our services and improve our services for the benefit of our Customers and to provide technical support to our Customers.

2. HOW LONG WE PROCESS YOUR INFORMATION

We will retain your personal information no longer than is necessary for the purposes for which they are processed, unless we need to comply with legal obligations, in which case we might store your information for a longer period of time.

Speech and speech-to-text transcripts are processed and stored for the duration of Speaksee sessions (which means until the Speaksee microphone kit is switched off or until the AutoCaption software is closed). When requested by our Customer, transcripts may be stored for their own benefit. In that case, we store speech transcripts for a longer duration indicated by the Customer. In some cases we may also store speech audio as well as transcripts for the purposes of improving our machine learning algorithms in order to improves our Services to our Customers. When this applies we will not retain the data after the algorithms have been trained and in any case this data will be deleted after one year.

Your account information and technical information and metadata regarding your device or the Speaksee conversation is retained for a maximum period of one year after the conversation took place. .

3. WITH WHOM WE SHARE YOUR INFORMATION

We will only share your personal data with third parties if this is necessary for the provision of our services and the improvement of these services. We will explicitly never sell your personal data to third parties. Currently, we use several third-party processors for the purpose of providing our speech-to-text services as well as providing storage and communication of information

Furthermore, we may share your personal data with third parties as an exception if we have a legal obligation to do so. Currently, no such obligations are applicable to our services and thus we do not share any information with third parties based on this exception.

4. INTERNATIONAL DATA TRANSFERS

Speaksee and Speaksee servers are located in the European Union which means that your information will in principal be processed within the European Economic Area (European Union including Norway, Iceland and Liechtenstein). The third parties we work with may in certain cases transfer your information to countries outside the European Union.

• Our third-party processors may transfer your information to the United States based on the Privacy Shield agreement, so that the privacy of your information is respected. You can find more information about the Privacy Shield

• Our third-party processors may process your information in other countries outside the European Economic Area based on where you are located. In these cases, standard contractual clauses of our third-party processors apply, which provide an adequate protection of your personal information.

5. YOUR RIGHTS

The General Data Protection Regulation (GDPR) applies to our processing of your information. Under the GDPR, when we process your information, you have certain rights as a Data Subject, namely the right to:

• Access the personal information that is held about you;

• Rectify any personal information that is held about you when it is inaccurate or incomplete;

• Erasure or deletion of any personal information that is held about you;

• Object to the processing of your personal information;

• Restrict the processing of your personal information to certain situations;

• Data portability of your personal information. This means that you have the right to receive your personal information in a structured, accepted and machine-readable format. You can also request to transfer your personal information to another Controller if the occasion arises.

• Withdraw consent

When Speaksee is the data Controller of your personal information, you can exercise any of these rights directly against us. In some cases, and for some purposes however, we process your personal information solely based on the instructions of our Customers who may be a business or educational institution, which means that we act as a data processor. In these situations, you can exercise your rights against our Customers. We can provide you with information about how to exercise your rights if this situation arises.

For more information on how to exercise your rights as a Data Subject, or to actually exercise one of your rights against us, please email us at hello@speak-see.com.

If you, as a Data Subject, have a complaint about the way we process your information, you have the right to file a complaint with the Autoriteit Persoonsgegevens (the Dutch Data Protection Authority). A complaint can be filed here.

6. SECURITY MEASURES

We take reasonable administrative, physical and electronic security measures that are designed to protect your information from unauthorised access, use, disclosure or any other form of unlawful processing of personal data. In particular, we make sure that all information on our hardware and software is encrypted to prevent unauthorised access. In addition, our Speaksee systems and databases are protected by means of employee access control. We have signed confidentiality agreements with all our employees to protect the confidentiality and integrity of your information.

7. CHANGES TO THIS STATEMENT

Speaksee has the right to update this Privacy Statement. Every change to this Privacy Statement will be announced on this page. Speaksee advices to regularly check this page if there are any updates to the Privacy Statement.

8. CONTACT DETAILS & COMPLAINTS

Our goal is to respect your privacy. If you have any questions or concerns about this Privacy Statement, please contact us by email at hello@speak-see.com.

Address:

Speaksee B.V.

Westblaak 7G

3012 KC ROTTERDAM

The Netherlands

ALGEMENE VOORWAARDEN

SPEAKSEE B.V.

1.="" definities<="" span="">

1.1 In deze voorwaarden gebruikt Speaksee B.V. de volgende termen in de hieronder opgenomen betekenis:

Speaksee Speaksee B.V., gevestigd te Rotterdam en geregistreerd in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer: 70051224.

klant<="" span=""> De natuurlijke perso(o)n(en), niet handelend uit hoofde van bedrijf of beroep, die Speaksee verzoekt een offerte uit te brengen en/of een overeenkomst met Speaksee heeft gesloten.

product(en)<="" span=""> Alle door Speaksee voor Klant te leveren of geleverde apparatuur en accessoires;

dienst(en)="" <="" span="">Alle diensten die Speaksee levert, waaronder gebruik van de applicaties, ondersteuning, (nood)reparaties of updates met betrekking tot de door Speaksee geleverde of te leveren Producten.

2. Overeenkomsten tussen Speaksee en de Klant

2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle huidige en toekomstige diensten, overeenkomsten, uitgebrachte offertes en geaccepteerde opdrachten van Speaksee. Algemene voorwaarden van de Klant binden Speaksee niet en de toepasselijkheid daarvan wordt hierbij voor zover nodig uitdrukkelijk van de hand gewezen. Afwijkingen van deze voorwaarden gelden slechts indien Speaksee die afwijkingen schriftelijk heeft bevestigd.

2.2 Indien in de overeenkomst tussen Speaksee en de Klant wordt afgeweken van deze voorwaarden, dan gelden de afspraken uit de overeenkomst tussen Speaksee en de Klant.

2.3 Het is Speaksee toegestaan de voorwaarden te wijzigen met inachtneming van artikel 16 van deze algemene voorwaarden. De gewijzigde voorwaarden gelden ook ten aanzien van reeds bestaande overeenkomsten tussen Speaksee en haar Klanten.

2.4 Speaksee zal zich steeds inspannen om de overeenkomst met Klant naar haar beste inzicht en vermogen uit te voeren.

3. Aanbiedingen en totstandkoming overeenkomsten

3.1 Alle offertes en aanbiedingen van Speaksee, zowel mondeling, schriftelijk of elektronisch, zijn vrijblijvend, tenzij Speaksee uitdrukkelijk een termijn voor aanvaarding heeft opgenomen.

3.2 Offertes en aanbiedingen van Speaksee zijn steeds gebaseerd op informatie zoals verstrekt door de Klant. Klant garandeert dat deze informatie juist is. Een overeenkomst met Speaksee voor het leveren van Producten of Diensten komt tot stand door een schriftelijke of elektronische bevestiging van Speaksee.

4. Prijzen en tarieven

4.1 Alle prijzen en tarieven zoals gecommuniceerd door Speaksee zijn inclusief BTW, verpakkingskosten, overige belastingen, taksen en/of heffingen die (mogelijk) worden geheven op de Producten en Diensten, maar exclusief kosten voor levering en transport, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

4.2 De gehanteerde tarieven van Speaksee zijn afhankelijk van de Diensten die de Klant afneemt en staan daarom in de offerte of worden getoond op de website van Speaksee.

4.3 Indien na de datum van totstandkoming van de overeenkomst één of meer kostprijsfactoren een verhoging ondergaan, kan Speaksee de overeengekomen prijs verhogen. Dit is bijvoorbeeld het geval indien belastingen worden verhoogd of prijzen voor inkoop voor Speaksee aanzienlijk stijgen na de totstandkoming van de overeenkomst. Indien sprake is van een prijsverhoging is de Klant gerechtigd de overeenkomst te ontbinden.

5.="" betaling<="" span="">

5.1 Voor zover niet anders is bepaald in de overeenkomst of op de website van Speaksee, hanteert Speaksee een betalingstermijn van 14 dagen voor de voldoening van de facturen.

5.2 Indien de Klant deze betalingstermijn ongebruikt laat verstrijken, zal Speaksee de Klant eenmalig een betalingsherinnering sturen, die kwalificeert als ingebrekestelling. Daarbij zal Speaksee de Klant een nieuwe redelijke termijn bieden om over te gaan tot betaling. Die redelijke termijn bedraagt altijd 7 dagen. Na het verstrijken van deze 7 dagen, verkeert de Klant in verzuim.

5.3 Door het intreden van verzuim, verbeurt de Klant onmiddellijk een opeisbare rente gelijk aan de wettelijke rente voor niet-handelstransacties over het opeisbare bedrag, voor iedere maand (of gedeelte daarvan, wat gelijkgesteld wordt met een gehele maand) dat betaling uitblijft, onverminderd het recht van Speaksee op volledige nakoming en/of schadevergoeding. Hiermee wordt uitdrukkelijk afgeweken van het bepaalde in artikel 6:92 BW.

5.4 Indien de Klant in verzuim is met de voldoening van een opeisbaar bedrag, maakt Speaksee daarnaast aanspraak op vergoeding van de buitengerechtelijke incassokosten. Deze kosten worden vastgesteld conform de Staffel Buitengerechtelijke incassokosten.

5.5 In afwijking van de betalingstermijn als genoemd in artikel 5.1, kan Speaksee betaling van 50% van de (koop)prijs vooraf verlangen. Dat kan Speaksee ook nog verlangen, nadat de overeenkomst al tot stand is gekomen, maar de Producten en/of Diensten nog niet zijn geleverd.

5.6 De Klant is niet gerechtigd tot verrekening buiten de bevoegdheid die de Klant op grond van de wet toekomt.

6.="" levering<="" span="">

6.1 Alle door Speaksee genoemde termijnen voor door haar te leveren Producten of Diensten zijn indicatief. Dit betreffen geen fatale termijnen.

6.2 De Klant is verplicht de Producten of Diensten af te nemen op het moment dat deze hem ter beschikking worden gesteld.

6.3 Bij overschrijding van een door Speaksee gecommuniceerde termijn, informeert Speaksee de Klant zo spoedig mogelijk. Wordt de gecommuniceerde termijn met meer dan vier weken overschreden, dan is de Klant gerechtigd de aankoop ongedaan te maken en heeft de Klant recht op restitutie van de koopprijs.

6.4 Verzending en transport van Speaksee naar de Klant geschiedt voor risico van Speaksee. Het risico gaat over op het moment dat de Klant of een door hem aangewezen derde de Producten heeft ontvangen. Het is Speaksee toegestaan een levering van Producten in verschillende delen te leveren.

6.5 Als de Klant verschuldigde kosten niet (tijdig) aan Speaksee betaalt, dan behoudt Speaksee zich het recht voor om uitvoering, levering van de Producten of Diensten en /of enige andere prestatie te weigeren totdat de Klant alle aan Speaksee verschuldigde bedragen heeft voldaan, onverminderd (en dus niet in de plaats van) andere rechten op grond van de wet of de overeenkomst.

7. Eigendomsvoorbehoud

7.1 Alle door Speaksee geleverde Producten blijven eigendom van Speaksee totdat alle vorderingen die Speaksee op de Klant heeft of mocht verkrijgen uit hoofde van overeenkomsten tot het leveren van Producten en/of Diensten (inclusief eventuele daarmee verband houdende (incasso)kosten en rente) volledig zijn betaald.

7.2 Klant is vóór bedoelde eigendomsovergang niet bevoegd de Producten, anders dan overeenkomstig zijn normale bedrijf en de normale bestemming van de Producten, te gebruiken, verkopen, af te leveren of anderszins te vervreemden.

7.3 Klant is verplicht de Producten die onder eigendomsvoorbehoud zijn afgeleverd zorgvuldig te bewaren.

8. Bedenktijd en herroeping

8.1 De Klant kan een overeenkomst met betrekking tot de aankoop van een Product gedurende een bedenktijd van 14 dagen zonder opgave van redenen ontbinden.

8.2 De bedenktijd van 14 dagen gaat in op de dag van ontvangst van het laatste Product van de bestelling. De Klant heeft het Product ontvangen indien het door de Klant zelf in ontvangst is genomen, door een ophaallocatie voor pakketten in ontvangst is genomen, dan wel indien het Product door een door de Klant aangewezen derde in ontvangst is genomen.

8.3 De Klant kan een overeenkomst tot het afnemen van een of meerdere Diensten (daaronder uitdrukkelijk niet gerekend een overeenkomst voor levering van digitale inhoud die niet op een materiële drager is geleverd, welke Diensten zijn uitgesloten van het recht van herroeping) gedurende 14 dagen zonder opgave van redenen ontbinden. Deze bedenktijd gaat in op het moment van het tot stand komen van de overeenkomst.

8.4 Als de Klant gebruik wenst te maken van zijn herroepingsrecht, meldt hij dit binnen de bedenktermijn door middel van het modelformulier voor herroeping dat te vinden is op de website van Speaksee.

8.5 Indien de overeenkomst strekt tot levering van een Product, dan zal Speaksee de Klant voorzien van een retourlabel voor verzending. Zo snel mogelijk, maar binnen 14 dagen vanaf de dag volgend op de in artikel 8.4 bedoelde melding via het modelformulier, zendt de Klant het Product terug, met alle geleverde toebehoren, voor zover redelijkerwijs mogelijk in originele staat en verpakking.

8.6 Tijdens de bedenktijd zal de Klant zorgvuldig omgaan met het Product en de verpakking. Hij zal het Product slechts uitpakken of gebruiken in de mate die nodig is om de aard, de kenmerken en de werking van het Product vast te stellen, vergelijkbaar met een onderzoek van de Klant in een fysieke winkel. Gebruik van het Product dat verder gaat dan het gebruik als omschreven in dit artikellid, heeft tot gevolg dat de consument aansprakelijk is voor waardevermindering van het Product inclusief de verpakking. Speaksee mag dit bedrag dan in mindering brengen op hetgeen aan de Klant wordt terugbetaald.

8.7 Het risico en de bewijslast voor de juiste en tijdige uitoefening van het herroepingsrecht ligt bij de Klant.

8.8 Nadat Speaksee het Product of de Producten retour heeft ontvangen van de Klant en wanneer na inspectie door Speaksee is gebleken dat de Klant heeft voldaan aan het bepaalde in artikel 8.6, dan zal Speaksee het aankoopbedrag binnen 14 dagen retourneren aan de Klant.

9. Beëindiging en annulering, stilzwijgende verlenging

9.1 Overeenkomsten tot het leveren van Producten kunnen door de Klant niet worden geannuleerd.

9.2 Overeenkomsten tot het leveren van Diensten hebben een looptijd zoals vermeld in de overeenkomst tussen Speaksee en de Klant. De Klant kan de overeenkomst beëindigen door een schriftelijke opzegging met inachtneming van een opzegtermijn van één maand. Blijft een opzegging uit, dan wordt de overeenkomst tussen Speaksee en de Klant stilzwijgend verlengd, telkens voor een periode van drie maanden.

9.3 In het geval dat:

- Klant haar verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst niet, niet tijdig of niet behoorlijk nakomt;

- het faillissement van de Klant wordt aangegeven door de Klant of aangevraagd wordt door één of meerdere van de schuldeisers van de Klant, of de Klant wordt toegelaten tot de Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen; of

- de Klant op andere wijze de vrije beschikking over zijn vermogen en/of inkomsten geheel of gedeeltelijk verliest (c.q. onder curatele of bewind wordt geplaatst dan wel de schuldsanering van toepassing wordt);

heeft Speaksee het recht de overeenkomst(en) zonder voorafgaande ingebrekestelling naar haar keuze op te zeggen of (gedeeltelijk) te ontbinden, zulks zonder dat zij tot enige schadevergoeding of garantie gehouden zal zijn en onverminderd hetgeen Speaksee rechtens toekomt. Speaksee is in geval van een opzegging of ontbinding gerechtigd toegang tot de Diensten direct te ontzeggen.

10.="" klachten<="" span="">

10.1 Klachten over geleverde Producten en/of Diensten moeten door de Klant binnen twee maanden na ontdekking schriftelijk worden gemeld aan Speaksee. De klacht dient een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, zodat Speaksee in staat is adequaat te reageren. Klachten kunnen worden ingediend middels een modelformulier dat beschikbaar wordt gesteld op de website van Speaksee.

10.2 De Klant is verplicht eventuele bezwaren tegen de hoogte of inhoud van facturen van Speaksee binnen 14 dagen schriftelijk te melden aan Speaksee.

10.3 Indien de Klant niet tijdig klaagt, komt haar geen recht meer toe op aflevering van het ontbrekende, herstel of hervanging.

10.4 Retourzendingen worden uitsluitend geaccepteerd als het Product zodanig gebrekkig is dat het gebrek de retourzending rechtvaardigt en als is voldaan aan het bepaalde in artikel 10.1. De Producten dienen, behoudens het gebrek, onbeschadigd te zijn en in de originele verpakking te worden teruggestuurd.

11.="" garantie<="" span="">

11.1 Speaksee verstrekt gedurende twee (2) jaar na oplevering garantie op de door haar geleverde Producten voor materiaal- en fabricagefouten, hetgeen inhoudt dat Speaksee voor haar rekening de fouten aan het geleverde herstelt of – indien Speaksee dit noodzakelijk acht - voor vervanging zorgdraagt.

11.2 Speaksee verstrekt gedurende twee (2) jaar na oplevering ondersteuning voor de door haar geleverde Diensten. De juistheid van de getoonde transscripties wordt niet gegarandeerd.

11.3 De kosten voor herstel dan wel vervanging van het geleverde komen voor rekening van Speaksee..

11.4 In het geval dat Speaksee uit hoofde van dit artikel 11 (onderdelen van) het geleverde vervangt, wordt het vervangen onderdeel eigendom van Speaksee. Het vervangen (onderdeel van het) geleverde dient (franco) aan Speaksee retour te worden gezonden.

11.5 Indien het door Speaksee geleverde onderdelen bevat die niet door Speaksee zelf worden vervaardigd, geldt dat door Speaksee niet meer garantie wordt verstrekt dan de garantie verkregen van haar leverancier, met inachtneming van de termijn van artikel 11.1.

11.6 De garantie wordt verstrekt onder de voorwaarde dat Klant aan al zijn verplichtingen ten opzichte van Speaksee heeft voldaan.

11.7 In geval van herstel wordt de garantietermijn niet verlengd. Indien sprake is van volledige vervanging van het geleverde gaat een nieuwe garantietermijn van 2 jaar in, te rekenen vanaf het moment dat het Product door Speaksee is geleverd.

11.8 Het recht op garantie komt te vervallen indien de Klant in strijd handelt met de in de meegeleverde handleiding opgenomen of door Speaksee gegeven instructies voor het gebruik en onderhoud (waaronder het niet uitvoeren van updates), ondeskundig handelt, dan wel indien de Klant gedurende de garantietermijn op eigen initiatief wijzigingen, toevoegingen en/of reparaties verricht of laat verrichten. Tevens kan in geval van overmacht als bedoeld in artikel 13 geen beroep op garantie worden gedaan. Alle omstandigheden die overmacht opleveren, of andere omstandigheden die het Speaksee feitelijk onmogelijk maken of bezwaarlijk doen zijn om aan haar verplichtingen te voldoen, ontheffen Speaksee van haar garantieverplichtingen.

12.="" aansprakelijkheid<="" span="">

12.1 Speaksee is niet aansprakelijk voor schade, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid.

12.2 Een eventuele (buiten)contractuele aansprakelijkheid van Speaksee is steeds beperkt tot direct geleden schade. Speaksee is met andere woorden nooit aansprakelijk voor indirect geleden schade respectievelijk gevolgschade of andere indirecte schade zoals omzetschade of winstderving.

12.3 Een eventuele (buiten)contractuele aansprakelijkheid van Speaksee is voorts beperkt tot het bedrag dat wordt uitgekeerd door de aansprakelijkheidsverzekeraar van Speaksee.

13.="" overmacht<="" span="">

13.1 Speaksee behoudt zich het recht voor nakoming van haar verplichtingen op te schorten indien sprake is van overmacht, met inachtneming van het bepaalde in artikel 13.2.

13.2 Van overmacht is in ieder geval sprake, indien ten gevolge van enige omstandigheid redelijkerwijze niet (meer) van Speaksee kan worden verlangd dat zij haar verplichting (verder) nakomt, ook al was die omstandigheid ten tijde van het aanvaarden van de opdracht voorzienbaar. Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan (maar niet beperkt tot): stormschade en andere natuurrampen, uitsluitingen, oproep of oorlogsgevaar, ziekte van onvervangbare werknemers, overmacht en/of niet (tijdig) nakomen door de leverancier(s) van Speaksee, brand en andere ongevallen in het bedrijf alsmede alle van overheidswege genomen of uitgevaardigde maatregelen en in het algemeen alle omstandigheden die buiten de invloedssfeer van Speaksee vallen.

13.3 Indien voornoemde opschorting langer dan één (1) maand heeft geduurd dan wel door Speaksee te voorzien is dat deze langer dan één (1) maand zal duren, heeft zowel Speaksee als de Klant het recht de overeenkomst (gedeeltelijk) te ontbinden.

14. Intellectuele eigendom

14.1 De uit de overeenkomst met Speaksee voortvloeiende rechten van intellectueel eigendom worden en blijven het intellectuele eigendom van Speaksee. Als voor de verkrijging van intellectuele eigendomsrechten door Speaksee – waaronder auteursrechten – een nadere akte is vereist, dan stemt de Klant nu alvast in met overdracht van ontstane auteursrechten en vastlegging daarvan in een akte. Speaksee is en blijft rechthebbende van alle rechten ter zake van informatie, methodes, formules, technieken, processen, systemen en programma’s die door of voor Speaksee zijn ontwikkeld en die beschikbaar worden gesteld of worden medegedeeld aan de Klant.

14.2 Alle door Speaksee verstrekte documenten en Producten, zoals adviezen, overeenkomsten, ontwerpen, prototypes, enz., zijn uitsluitend bestemd om te worden gebruikt door de Klant en mogen niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Speaksee worden verveelvoudigd, gewijzigd, openbaar gemaakt of ter kennis van derden gebracht.

15.="" privacy<="" span="">

Speaksee spant zich in om de bij haar aanwezige persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679. Meer informatie over de wijze waarop Speaksee omgaat met persoonsgegevens is opgenomen in de privacyverklaring van Speaksee, zoals opgenomen als bijlage bij dit document en zoals weergegeven op haar website, speak-see.com. De privacyverklaring maakt onderdeel uit van deze algemene voorwaarden.

16. Wijziging van deze algemene voorwaarden

Het is Speaksee toegestaan deze algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen. De gewijzigde voorwaarden gelden ook ten aanzien van reeds bestaande overeenkomsten tussen Speaksee en haar Klanten. In geval van wijziging van essentiële voorwaarden in het nadeel van de Klant, is de Klant gerechtigd om de overeenkomst met Speaksee zonder kosten of schadevergoeding op te zeggen binnen 14 dagen nadat Speaksee de Klant heeft geïnformeerd over de nieuwe algemene voorwaarden. De opzegtermijn die de Klant in acht moet nemen is in dit geval 14 dagen.

17. Toepasselijk recht

17.1 Op alle overeenkomsten, opdrachten en werkzaamheden van Speaksee is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag wordt uitgesloten.

17.2 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Rotterdam, locatie Rotterdam.

Deze algemene voorwaarden zijn gepubliceerd op de website van Speaksee B.V.

(www.speak-see.com) en gedeponeerd in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel.

SPEAKSEE´s PRIVACY STATEMENT

SPEAKSEE SERVICES

Last updated: 21-08-2020

GENERAL

This is the Privacy Statement of Speaksee related to Speaksee services. Our services consist of a speech-to-text transcription microphone kit for physical meetings and desktop transcription software (Speaksee AutoCaption) for digital meetings. This Privacy Statement explains how we deal with personal information that we receive when you make use of one of our services.

We commit to your privacy and ensure that any personal information we process will be protected and treated confidentially. We appreciate that you trust us with your information, and we will do everything we can to not damage this trust. In this text we would like to explain what personal information we collect from you and for what exact purposes we use your information.

If you have any question related to your privacy or this Privacy Statement in particular, please contact us at hello@speak-see.com.

1. WHAT INFORMATION WE COLLECT AND FOR WHAT PURPOSES?

When you make use of (one of) our services, we may collect your information in order to deliver our services and improve these services to provide a better experience to you. We receive your information because you directly provide it to us or because our systems collect this from you. We only collect certain information if you are a Customer of our services (a Customer is the person or company that signs up for our services and has an account with Speaksee) or if a Customer uses our services for a conversation with you, for which the Customer will notify you either verbally or by handing out a microphone to you.

Below you find more details about the information we process, and for what purposes we use it:

1. Account information

If you are our Customer, we receive information about you to provide you our transcription services. In particular, when you sign up for our Speaksee services, we will process your contact details such as name, address and country of residence. When you create or use an account for Speaksee, we process your email address and encrypted password (which are not visible to us).

We use your account information to create a Customer account and to provide our transcription services to this account. In addition, we may use your contact details to provide important information about our services, such as changes and updates. We may also use this information to communicate with you, for example when you require support.

We process your contact details and account information on the basis of your consent. This means that when you sign up for a Speaksee account, you have to give your consent to the processing of your information. This is done by reading this Privacy Statement and checking a box to consent to our data processing when you sign up for a Speaksee account.

2. Spoken conversations whilst using the service

When you use our services, we process your speech for speech-to-text transcription. Spoken conversations will be captured when you use a microphone of the Speaksee microphone kit, or when you use the microphone of your device when you are using Speaksee AutoCaption.

We use your voice in order to provide transcription services to our Customers. In addition, we may use your voice to improve our services. This may mean that your voice is processed and temporarily stored for training algorithms that will improve the quality of the audio that is captured by Speaksee and/or the speech-to-text services, including speaker recognition.

We process your voice on the basis of legitimate interest to improve the service as well as consent to provide the service. We process voice data on the basis of our legitimate interest to do so, namely our legitimate business interest to provide our services and improve our services for the benefit of our Customers

Our Customers are required to ask users of a Speaksee microphone, or persons who are transcribed to text by Speaksee AutoCaption, for their Consent that their speech is processed and in some cases may be stored temporarily. We ensure that the voice data is deleted as soon as the speech data is not useful for training our algorithm anymore and won’t use this data for any other purposes.

3. Technical information and metadata

If you are a Customer, we collect information about your device, network and internet connection when you make use of our Speaksee services. Information that may be processed include: IP address, operating system details (version number and hardware ID) and network metrics (routes and latency).

We use this technical information to correctly provide our speech-to-text transcription services and to optimize your experience. We may also use this information to provide helpful technical support when you encounter issues with our services.

We process technical information on the basis of our legitimate interest to do so, namely our legitimate business interest to provide our services and improve our services for the benefit of our Customers and to provide technical support to our Customers.

2. HOW LONG WE PROCESS YOUR INFORMATION

We will retain your personal information no longer than is necessary for the purposes for which they are processed, unless we need to comply with legal obligations, in which case we might store your information for a longer period of time.

Speech and speech-to-text transcripts are processed and stored for the duration of Speaksee sessions (which means until the Speaksee microphone kit is switched off or until the AutoCaption software is closed). When requested by our Customer, transcripts may be stored for their own benefit. In that case, we store speech transcripts for a longer duration indicated by the Customer. In some cases we may also store speech audio as well as transcripts for the purposes of improving our machine learning algorithms in order to improves our Services to our Customers. When this applies we will not retain the data after the algorithms have been trained and in any case this data will be deleted after one year.

Your account information and technical information and metadata regarding your device or the Speaksee conversation is retained for a maximum period of one year after the conversation took place. .

3. WITH WHOM WE SHARE YOUR INFORMATION

We will only share your personal data with third parties if this is necessary for the provision of our services and the improvement of these services. We will explicitly never sell your personal data to third parties. Currently, we use several third-party processors for the purpose of providing our speech-to-text services as well as providing storage and communication of information

Furthermore, we may share your personal data with third parties as an exception if we have a legal obligation to do so. Currently, no such obligations are applicable to our services and thus we do not share any information with third parties based on this exception.

4. INTERNATIONAL DATA TRANSFERS

Speaksee and Speaksee servers are located in the European Union which means that your information will in principal be processed within the European Economic Area (European Union including Norway, Iceland and Liechtenstein). The third parties we work with may in certain cases transfer your information to countries outside the European Union.

• Our third-party processors may transfer your information to the United States based on the Privacy Shield agreement, so that the privacy of your information is respected. You can find more information about the Privacy Shield

• Our third-party processors may process your information in other countries outside the European Economic Area based on where you are located. In these cases, standard contractual clauses of our third-party processors apply, which provide an adequate protection of your personal information.

5. YOUR RIGHTS

The General Data Protection Regulation (GDPR) applies to our processing of your information. Under the GDPR, when we process your information, you have certain rights as a Data Subject, namely the right to:

• Access the personal information that is held about you;

• Rectify any personal information that is held about you when it is inaccurate or incomplete;

• Erasure or deletion of any personal information that is held about you;

• Object to the processing of your personal information;

• Restrict the processing of your personal information to certain situations;

• Data portability of your personal information. This means that you have the right to receive your personal information in a structured, accepted and machine-readable format. You can also request to transfer your personal information to another Controller if the occasion arises.

• Withdraw consent

When Speaksee is the data Controller of your personal information, you can exercise any of these rights directly against us. In some cases, and for some purposes however, we process your personal information solely based on the instructions of our Customers who may be a business or educational institution, which means that we act as a data processor. In these situations, you can exercise your rights against our Customers. We can provide you with information about how to exercise your rights if this situation arises.

For more information on how to exercise your rights as a Data Subject, or to actually exercise one of your rights against us, please email us at hello@speak-see.com.

If you, as a Data Subject, have a complaint about the way we process your information, you have the right to file a complaint with the Autoriteit Persoonsgegevens (the Dutch Data Protection Authority). A complaint can be filed here.

6. SECURITY MEASURES

We take reasonable administrative, physical and electronic security measures that are designed to protect your information from unauthorised access, use, disclosure or any other form of unlawful processing of personal data. In particular, we make sure that all information on our hardware and software is encrypted to prevent unauthorised access. In addition, our Speaksee systems and databases are protected by means of employee access control. We have signed confidentiality agreements with all our employees to protect the confidentiality and integrity of your information.

7. CHANGES TO THIS STATEMENT

Speaksee has the right to update this Privacy Statement. Every change to this Privacy Statement will be announced on this page. Speaksee advices to regularly check this page if there are any updates to the Privacy Statement.

8. CONTACT DETAILS & COMPLAINTS

Our goal is to respect your privacy. If you have any questions or concerns about this Privacy Statement, please contact us by email at hello@speak-see.com.

Address:

Speaksee B.V.

Westblaak 7G

3012 KC ROTTERDAM

The Netherlands