Algemene Voorwaarden
ALGEMENE VOORWAARDEN
SPEAKSEE B.V.
Let op: Onderstaande voorwaarden zijn alleen van toepassing bij aanschaf door consumenten.
1. Definities
1.1 In deze
voorwaarden gebruikt Speaksee B.V. de volgende termen in de hieronder opgenomen
betekenis:
Speaksee Speaksee
B.V., gevestigd te Rotterdam en geregistreerd in het handelsregister van de
Kamer van Koophandel onder nummer: 70051224.
Klant De natuurlijke
perso(o)n(en), niet handelend uit hoofde van bedrijf of beroep, die Speaksee
verzoekt een offerte uit te brengen en/of een overeenkomst met Speaksee heeft
gesloten.
Product(en) Alle door Speaksee voor
Klant te leveren of geleverde apparatuur en accessoires;
Dienst Alle diensten die Speaksee levert,
waaronder gebruik van de applicaties, ondersteuning, (nood)reparaties of
updates met betrekking tot de door Speaksee geleverde of te leveren Producten.
2. Overeenkomsten
tussen Speaksee en de Klant
2.1 Deze voorwaarden
zijn van toepassing op alle huidige en toekomstige diensten, overeenkomsten,
uitgebrachte offertes en geaccepteerde opdrachten van Speaksee. Algemene
voorwaarden van de Klant binden Speaksee niet en de toepasselijkheid daarvan
wordt hierbij voor zover nodig uitdrukkelijk van de hand gewezen. Afwijkingen
van deze voorwaarden gelden slechts indien Speaksee die afwijkingen
schriftelijk heeft bevestigd.
2.2 Indien in de
overeenkomst tussen Speaksee en de Klant wordt afgeweken van deze voorwaarden,
dan gelden de afspraken uit de overeenkomst tussen Speaksee en de Klant.
2.3 Het is Speaksee
toegestaan de voorwaarden te wijzigen met inachtneming van artikel 16 van deze
algemene voorwaarden. De gewijzigde voorwaarden gelden ook ten aanzien van
reeds bestaande overeenkomsten tussen Speaksee en haar Klanten.
2.4 Speaksee zal
zich steeds inspannen om de overeenkomst met Klant naar haar beste inzicht en
vermogen uit te voeren.
3. Aanbiedingen en
totstandkoming overeenkomsten
3.1 Alle offertes en
aanbiedingen van Speaksee, zowel mondeling, schriftelijk of elektronisch, zijn
vrijblijvend, tenzij Speaksee uitdrukkelijk een termijn voor aanvaarding heeft
opgenomen.
3.2 Offertes en
aanbiedingen van Speaksee zijn steeds gebaseerd op informatie zoals verstrekt
door de Klant. Klant garandeert dat deze informatie juist is. Een overeenkomst
met Speaksee voor het leveren van Producten of Diensten komt tot stand door een
schriftelijke of elektronische bevestiging van Speaksee.
4. Prijzen en
tarieven
4.1 Alle prijzen en
tarieven zoals gecommuniceerd door Speaksee zijn inclusief BTW,
verpakkingskosten, overige belastingen, taksen en/of heffingen die (mogelijk)
worden geheven op de Producten en Diensten, maar exclusief kosten voor levering
en transport, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
4.2 De gehanteerde
tarieven van Speaksee zijn afhankelijk van de Diensten die de Klant afneemt en
staan daarom in de offerte of worden getoond op de website van Speaksee.
4.3 Indien na de
datum van totstandkoming van de overeenkomst één of meer kostprijsfactoren een
verhoging ondergaan, kan Speaksee de overeengekomen prijs verhogen. Dit is
bijvoorbeeld het geval indien belastingen worden verhoogd of prijzen voor
inkoop voor Speaksee aanzienlijk stijgen na de totstandkoming van de
overeenkomst. Indien sprake is van een prijsverhoging is de Klant gerechtigd de
overeenkomst te ontbinden.
5.="" betaling<="" span="">
5.1 Voor zover niet
anders is bepaald in de overeenkomst of op de website van Speaksee, hanteert Speaksee
een betalingstermijn van 14 dagen voor de voldoening van de facturen.
5.2 Indien de Klant
deze betalingstermijn ongebruikt laat verstrijken, zal Speaksee de Klant
eenmalig een betalingsherinnering sturen, die kwalificeert als
ingebrekestelling. Daarbij zal Speaksee de Klant een nieuwe redelijke termijn
bieden om over te gaan tot betaling. Die redelijke termijn bedraagt altijd 7
dagen. Na het verstrijken van deze 7 dagen, verkeert de Klant in verzuim.
5.3 Door het
intreden van verzuim, verbeurt de Klant onmiddellijk een opeisbare rente gelijk
aan de wettelijke rente voor niet-handelstransacties over het opeisbare bedrag,
voor iedere maand (of gedeelte daarvan, wat gelijkgesteld wordt met een gehele
maand) dat betaling uitblijft, onverminderd het recht van Speaksee op volledige
nakoming en/of schadevergoeding. Hiermee wordt uitdrukkelijk afgeweken van het
bepaalde in artikel 6:92 BW.
5.4 Indien de Klant
in verzuim is met de voldoening van een opeisbaar bedrag, maakt Speaksee
daarnaast aanspraak op vergoeding van de buitengerechtelijke incassokosten.
Deze kosten worden vastgesteld conform de Staffel Buitengerechtelijke
incassokosten.
5.5 In afwijking van
de betalingstermijn als genoemd in artikel 5.1, kan Speaksee betaling van 50%
van de (koop)prijs vooraf verlangen. Dat kan Speaksee ook nog verlangen, nadat
de overeenkomst al tot stand is gekomen, maar de Producten en/of Diensten nog niet
zijn geleverd.
5.6 De Klant is niet
gerechtigd tot verrekening buiten de bevoegdheid die de Klant op grond van de
wet toekomt.
6.="" levering<="" span="">
6.1 Alle door Speaksee
genoemde termijnen voor door haar te leveren Producten of Diensten zijn
indicatief. Dit betreffen geen fatale termijnen.
6.2 De Klant is
verplicht de Producten of Diensten af te nemen op het moment dat deze hem ter
beschikking worden gesteld.
6.3 Bij
overschrijding van een door Speaksee gecommuniceerde termijn, informeert Speaksee
de Klant zo spoedig mogelijk. Wordt de gecommuniceerde termijn met meer dan
vier weken overschreden, dan is de Klant gerechtigd de aankoop ongedaan te
maken en heeft de Klant recht op restitutie van de koopprijs.
6.4 Verzending en
transport van Speaksee naar de Klant geschiedt voor risico van Speaksee. Het
risico gaat over op het moment dat de Klant of een door hem aangewezen derde de
Producten heeft ontvangen. Het is Speaksee toegestaan een levering van
Producten in verschillende delen te leveren.
6.5 Als de Klant verschuldigde
kosten niet (tijdig) aan Speaksee betaalt, dan behoudt Speaksee zich het recht
voor om uitvoering, levering van de Producten of Diensten en /of enige andere
prestatie te weigeren totdat de Klant alle aan Speaksee verschuldigde bedragen
heeft voldaan, onverminderd (en dus niet in de plaats van) andere rechten op
grond van de wet of de overeenkomst.
7.
Eigendomsvoorbehoud
7.1 Alle door Speaksee
geleverde Producten blijven eigendom van Speaksee totdat alle vorderingen die Speaksee
op de Klant heeft of mocht verkrijgen uit hoofde van overeenkomsten tot het
leveren van Producten en/of Diensten (inclusief eventuele daarmee verband
houdende (incasso)kosten en rente) volledig zijn betaald.
7.2 Klant is vóór
bedoelde eigendomsovergang niet bevoegd de Producten, anders dan overeenkomstig
zijn normale bedrijf en de normale bestemming van de Producten, te gebruiken,
verkopen, af te leveren of anderszins te vervreemden.
7.3 Klant is
verplicht de Producten die onder eigendomsvoorbehoud zijn afgeleverd zorgvuldig
te bewaren.
8. Bedenktijd en
herroeping
8.1 De Klant kan een
overeenkomst met betrekking tot de aankoop van een Product gedurende een
bedenktijd van 14 dagen zonder opgave van redenen ontbinden.
8.2 De bedenktijd
van 14 dagen gaat in op de dag van ontvangst van het laatste Product van de
bestelling. De Klant heeft het Product ontvangen indien het door de Klant zelf
in ontvangst is genomen, door een ophaallocatie voor pakketten in ontvangst is
genomen, dan wel indien het Product door een door de Klant aangewezen derde in
ontvangst is genomen.
8.3 De Klant kan een
overeenkomst tot het afnemen van een of meerdere Diensten (daaronder
uitdrukkelijk niet gerekend een overeenkomst voor levering van digitale inhoud
die niet op een materiële drager is geleverd, welke Diensten zijn uitgesloten
van het recht van herroeping) gedurende 14 dagen zonder opgave van redenen
ontbinden. Deze bedenktijd gaat in op het moment van het tot stand komen van de
overeenkomst.
8.4 Als de Klant
gebruik wenst te maken van zijn herroepingsrecht, meldt hij dit binnen de
bedenktermijn door middel van het modelformulier voor herroeping dat te vinden
is op de website van Speaksee.
8.5 Indien de
overeenkomst strekt tot levering van een Product, dan zal Speaksee de Klant
voorzien van een retourlabel voor verzending. Zo snel mogelijk, maar binnen 14
dagen vanaf de dag volgend op de in artikel 8.4 bedoelde melding via het
modelformulier, zendt de Klant het Product terug, met alle geleverde
toebehoren, voor zover redelijkerwijs mogelijk in originele staat en
verpakking.
8.6 Tijdens de
bedenktijd zal de Klant zorgvuldig omgaan met het Product en de verpakking. Hij
zal het Product slechts uitpakken of gebruiken in de mate die nodig is om de
aard, de kenmerken en de werking van het Product vast te stellen, vergelijkbaar
met een onderzoek van de Klant in een fysieke winkel. Gebruik van het Product
dat verder gaat dan het gebruik als omschreven in dit artikellid, heeft tot
gevolg dat de consument aansprakelijk is voor waardevermindering van het
Product inclusief de verpakking. Speaksee mag dit bedrag dan in mindering
brengen op hetgeen aan de Klant wordt terugbetaald.
8.7 Het risico en de
bewijslast voor de juiste en tijdige uitoefening van het herroepingsrecht ligt
bij de Klant.
8.8 Nadat Speaksee
het Product of de Producten retour heeft ontvangen van de Klant en wanneer na
inspectie door Speaksee is gebleken dat de Klant heeft voldaan aan het bepaalde
in artikel 8.6, dan zal Speaksee het aankoopbedrag binnen 14 dagen retourneren
aan de Klant.
9. Beëindiging en
annulering, stilzwijgende verlenging
9.1 Overeenkomsten
tot het leveren van Producten kunnen door de Klant niet worden geannuleerd.
9.2 Overeenkomsten
tot het leveren van Diensten hebben een looptijd zoals vermeld in de
overeenkomst tussen Speaksee en de Klant. De Klant kan de overeenkomst
beëindigen door een schriftelijke opzegging met inachtneming van een
opzegtermijn van één maand. Blijft een opzegging uit, dan wordt de overeenkomst
tussen Speaksee en de Klant stilzwijgend verlengd, telkens voor een periode van
drie maanden.
9.3 In het geval
dat:
- Klant haar
verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst niet, niet tijdig of niet
behoorlijk nakomt;
- het faillissement
van de Klant wordt aangegeven door de Klant of aangevraagd wordt door één of
meerdere van de schuldeisers van de Klant, of de Klant wordt toegelaten tot de
Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen; of
- de Klant op andere
wijze de vrije beschikking over zijn vermogen en/of inkomsten geheel of
gedeeltelijk verliest (c.q. onder curatele of bewind wordt geplaatst dan wel de
schuldsanering van toepassing wordt);
heeft Speaksee het
recht de overeenkomst(en) zonder voorafgaande ingebrekestelling naar haar keuze
op te zeggen of (gedeeltelijk) te ontbinden, zulks zonder dat zij tot enige
schadevergoeding of garantie gehouden zal zijn en onverminderd hetgeen Speaksee
rechtens toekomt. Speaksee is in geval van een opzegging of ontbinding
gerechtigd toegang tot de Diensten direct te ontzeggen.
10.="" klachten<="" span="">
10.1 Klachten over
geleverde Producten en/of Diensten moeten door de Klant binnen twee maanden na
ontdekking schriftelijk worden gemeld aan Speaksee. De klacht dient een zo
gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, zodat Speaksee
in staat is adequaat te reageren. Klachten kunnen worden ingediend middels een
modelformulier dat beschikbaar wordt gesteld op de website van Speaksee.
10.2 De Klant is
verplicht eventuele bezwaren tegen de hoogte of inhoud van facturen van Speaksee
binnen 14 dagen schriftelijk te melden aan Speaksee.
10.3 Indien de Klant
niet tijdig klaagt, komt haar geen recht meer toe op aflevering van het
ontbrekende, herstel of hervanging.
10.4 Retourzendingen
worden uitsluitend geaccepteerd als het Product zodanig gebrekkig is dat het
gebrek de retourzending rechtvaardigt en als is voldaan aan het bepaalde in
artikel 10.1. De Producten dienen, behoudens het gebrek, onbeschadigd te zijn
en in de originele verpakking te worden teruggestuurd.
11.="" garantie<="" span="">
11.1 Speaksee
verstrekt gedurende twee (2) jaar na oplevering garantie op de door haar
geleverde Producten voor materiaal- en fabricagefouten, hetgeen inhoudt dat Speaksee
voor haar rekening de fouten aan het geleverde herstelt of – indien Speaksee
dit noodzakelijk acht - voor vervanging zorgdraagt.
11.2 Speaksee
verstrekt gedurende twee (2) jaar na oplevering ondersteuning voor de door haar
geleverde Diensten. De juistheid van de getoonde transscripties wordt niet
gegarandeerd.
11.3 De kosten voor
herstel dan wel vervanging van het geleverde komen voor rekening van Speaksee..
11.4 In het geval
dat Speaksee uit hoofde van dit artikel 11 (onderdelen van) het geleverde
vervangt, wordt het vervangen onderdeel eigendom van Speaksee. Het vervangen
(onderdeel van het) geleverde dient (franco) aan Speaksee retour te worden
gezonden.
11.5 Indien het door
Speaksee geleverde onderdelen bevat die niet door Speaksee zelf worden
vervaardigd, geldt dat door Speaksee niet meer garantie wordt verstrekt dan de
garantie verkregen van haar leverancier, met inachtneming van de termijn van
artikel 11.1.
11.6 De garantie
wordt verstrekt onder de voorwaarde dat Klant aan al zijn verplichtingen ten
opzichte van Speaksee heeft voldaan.
11.7 In geval van
herstel wordt de garantietermijn niet verlengd. Indien sprake is van volledige
vervanging van het geleverde gaat een nieuwe garantietermijn van 2 jaar in, te
rekenen vanaf het moment dat het Product door Speaksee is geleverd.
11.8 Het recht op
garantie komt te vervallen indien de Klant in strijd handelt met de in de
meegeleverde handleiding opgenomen of door Speaksee gegeven instructies voor
het gebruik en onderhoud (waaronder het niet uitvoeren van updates),
ondeskundig handelt, dan wel indien de Klant gedurende de garantietermijn op
eigen initiatief wijzigingen, toevoegingen en/of reparaties verricht of laat
verrichten. Tevens kan in geval van overmacht als bedoeld in artikel 13 geen
beroep op garantie worden gedaan. Alle omstandigheden die overmacht opleveren,
of andere omstandigheden die het Speaksee feitelijk onmogelijk maken of
bezwaarlijk doen zijn om aan haar verplichtingen te voldoen, ontheffen Speaksee
van haar garantieverplichtingen.
12.="" aansprakelijkheid<="" span="">
12.1 Speaksee is
niet aansprakelijk voor schade, tenzij sprake is van opzet of bewuste
roekeloosheid.
12.2 Een eventuele
(buiten)contractuele aansprakelijkheid van Speaksee is steeds beperkt tot
direct geleden schade. Speaksee is met andere woorden nooit aansprakelijk voor
indirect geleden schade respectievelijk gevolgschade of andere indirecte schade
zoals omzetschade of winstderving.
12.3 Een eventuele
(buiten)contractuele aansprakelijkheid van Speaksee is voorts beperkt tot het
bedrag dat wordt uitgekeerd door de aansprakelijkheidsverzekeraar van Speaksee.
13.="" overmacht<="" span="">
13.1 Speaksee
behoudt zich het recht voor nakoming van haar verplichtingen op te schorten
indien sprake is van overmacht, met inachtneming van het bepaalde in artikel
13.2.
13.2 Van overmacht
is in ieder geval sprake, indien ten gevolge van enige omstandigheid
redelijkerwijze niet (meer) van Speaksee kan worden verlangd dat zij haar
verplichting (verder) nakomt, ook al was die omstandigheid ten tijde van het
aanvaarden van de opdracht voorzienbaar. Onder overmacht wordt in ieder geval
verstaan (maar niet beperkt tot): stormschade en andere natuurrampen,
uitsluitingen, oproep of oorlogsgevaar, ziekte van onvervangbare werknemers,
overmacht en/of niet (tijdig) nakomen door de leverancier(s) van Speaksee,
brand en andere ongevallen in het bedrijf alsmede alle van overheidswege
genomen of uitgevaardigde maatregelen en in het algemeen alle omstandigheden
die buiten de invloedssfeer van Speaksee vallen.
13.3 Indien
voornoemde opschorting langer dan één (1) maand heeft geduurd dan wel door Speaksee
te voorzien is dat deze langer dan één (1) maand zal duren, heeft zowel Speaksee
als de Klant het recht de overeenkomst (gedeeltelijk) te ontbinden.
14. Intellectuele
eigendom
14.1 De uit de
overeenkomst met Speaksee voortvloeiende rechten van intellectueel eigendom
worden en blijven het intellectuele eigendom van Speaksee. Als voor de
verkrijging van intellectuele eigendomsrechten door Speaksee – waaronder
auteursrechten – een nadere akte is vereist, dan stemt de Klant nu alvast in
met overdracht van ontstane auteursrechten en vastlegging daarvan in een akte. Speaksee
is en blijft rechthebbende van alle rechten ter zake van informatie, methodes,
formules, technieken, processen, systemen en programma’s die door of voor Speaksee
zijn ontwikkeld en die beschikbaar worden gesteld of worden medegedeeld aan de
Klant.
14.2 Alle door Speaksee
verstrekte documenten en Producten, zoals adviezen, overeenkomsten, ontwerpen,
prototypes, enz., zijn uitsluitend bestemd om te worden gebruikt door de Klant
en mogen niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Speaksee worden
verveelvoudigd, gewijzigd, openbaar gemaakt of ter kennis van derden gebracht.
15.="" privacy<="" span="">
Speaksee spant zich
in om de bij haar aanwezige persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming
met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679. Meer informatie
over de wijze waarop Speaksee omgaat met persoonsgegevens is opgenomen in de
privacyverklaring van Speaksee, zoals opgenomen als bijlage bij dit document en
zoals weergegeven op haar website, speak-see.com. De privacyverklaring maakt
onderdeel uit van deze algemene voorwaarden.
16. Wijziging van
deze algemene voorwaarden
Het is Speaksee
toegestaan deze algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen. De gewijzigde
voorwaarden gelden ook ten aanzien van reeds bestaande overeenkomsten tussen Speaksee
en haar Klanten. In geval van wijziging van essentiële voorwaarden in het
nadeel van de Klant, is de Klant gerechtigd om de overeenkomst met Speaksee
zonder kosten of schadevergoeding op te zeggen binnen 14 dagen nadat Speaksee
de Klant heeft geïnformeerd over de nieuwe algemene voorwaarden. De
opzegtermijn die de Klant in acht moet nemen is in dit geval 14 dagen.
17. Toepasselijk
recht
17.1 Op alle
overeenkomsten, opdrachten en werkzaamheden van Speaksee is uitsluitend
Nederlands recht van toepassing. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag
wordt uitgesloten.
17.2 Geschillen
worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Rotterdam, locatie
Rotterdam.
Deze algemene
voorwaarden zijn gepubliceerd op de website van Speaksee B.V.
(www.speak-see.com)
en gedeponeerd in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel.
SPEAKSEE´s PRIVACY STATEMENT
SPEAKSEE SERVICES
Last updated: 21-08-2020
GENERAL
This is the Privacy Statement of Speaksee related to Speaksee services. Our
services consist of a speech-to-text transcription microphone kit for physical
meetings and desktop transcription software (Speaksee AutoCaption) for digital
meetings. This Privacy Statement explains how we deal with personal information
that we receive when you make use of one of our services.
We commit to your privacy and ensure that any personal information we
process will be protected and treated confidentially. We appreciate that you
trust us with your information, and we will do everything we can to not damage
this trust. In this text we would like to explain what personal information we
collect from you and for what exact purposes we use your information.
If you have any question related to your privacy or this Privacy Statement
in particular, please contact us at hello@speak-see.com.
1. WHAT INFORMATION WE COLLECT AND FOR WHAT PURPOSES?
When you make use of (one of) our services, we may collect your information
in order to deliver our services and improve these services to provide a better
experience to you. We receive your information because you directly provide it
to us or because our systems collect this from you. We only collect certain
information if you are a Customer of our services (a Customer is the person or
company that signs up for our services and has an account with Speaksee) or if
a Customer uses our services for a conversation with you, for which the Customer
will notify you either verbally or by handing out a microphone to you.
Below you find more details about the information we process, and for what
purposes we use it:
1. Account information
If you are our Customer, we receive information about you to provide you
our transcription services. In particular, when you sign up for our Speaksee
services, we will process your contact details such as name, address and
country of residence. When you create or use an account for Speaksee, we
process your email address and encrypted password (which are not visible to
us).
We use your account information to create a Customer account and to provide
our transcription services to this account. In addition, we may use your
contact details to provide important information about our services, such as
changes and updates. We may also use this information to communicate with you,
for example when you require support.
We process your contact details and account information on the basis of
your consent. This means that when you sign up for a Speaksee account, you have
to give your consent to the processing of your information. This is done by
reading this Privacy Statement and checking a box to consent to our data
processing when you sign up for a Speaksee account.
2. Spoken conversations whilst using the service
When you use our services, we process your speech for speech-to-text
transcription. Spoken conversations will be captured when you use a microphone
of the Speaksee microphone kit, or when you use the microphone of your device
when you are using Speaksee AutoCaption.
We use your voice in order to provide transcription services to our
Customers. In addition, we may use your voice to improve our services. This may
mean that your voice is processed and temporarily stored for training
algorithms that will improve the quality of the audio that is captured by Speaksee
and/or the speech-to-text services, including speaker recognition.
We process your voice on the basis of legitimate interest to improve the
service as well as consent to provide the service. We process voice data on the
basis of our legitimate interest to do so, namely our legitimate business
interest to provide our services and improve our services for the benefit of
our Customers
Our Customers are required to ask users of a Speaksee microphone, or
persons who are transcribed to text by Speaksee AutoCaption, for their Consent
that their speech is processed and in some cases may be stored temporarily. We
ensure that the voice data is deleted as soon as the speech data is not useful
for training our algorithm anymore and won’t use this data for any other
purposes.
3. Technical information and metadata
If you are a Customer, we collect information about your device, network
and internet connection when you make use of our Speaksee services. Information
that may be processed include: IP address, operating system details (version
number and hardware ID) and network metrics (routes and latency).
We use this technical information to correctly provide our speech-to-text
transcription services and to optimize your experience. We may also use this
information to provide helpful technical support when you encounter issues with
our services.
We process technical information on the basis of our legitimate interest to
do so, namely our legitimate business interest to provide our services and
improve our services for the benefit of our Customers and to provide technical
support to our Customers.
2. HOW LONG WE PROCESS YOUR INFORMATION
We will retain your personal information no longer than is necessary for
the purposes for which they are processed, unless we need to comply with legal
obligations, in which case we might store your information for a longer period
of time.
Speech and speech-to-text transcripts are processed and stored for the
duration of Speaksee sessions (which means until the Speaksee microphone kit is
switched off or until the AutoCaption software is closed). When requested by
our Customer, transcripts may be stored for their own benefit. In that case, we
store speech transcripts for a longer duration indicated by the Customer. In
some cases we may also store speech audio as well as transcripts for the
purposes of improving our machine learning algorithms in order to improves our
Services to our Customers. When this applies we will not retain the data after
the algorithms have been trained and in any case this data will be deleted
after one year.
Your account information and technical information and metadata regarding
your device or the Speaksee conversation is retained for a maximum period of
one year after the conversation took place. .
3. WITH WHOM WE SHARE YOUR INFORMATION
We will only share your personal data with third parties if this is
necessary for the provision of our services and the improvement of these
services. We will explicitly never sell your personal data to third parties.
Currently, we use several third-party processors for the purpose of providing
our speech-to-text services as well as providing storage and communication of
information
Furthermore, we may share your personal data with third parties as an
exception if we have a legal obligation to do so. Currently, no such
obligations are applicable to our services and thus we do not share any
information with third parties based on this exception.
4. INTERNATIONAL DATA TRANSFERS
Speaksee and Speaksee servers are located in the European Union which means
that your information will in principal be processed within the European
Economic Area (European Union including Norway, Iceland and Liechtenstein). The
third parties we work with may in certain cases transfer your information to
countries outside the European Union.
• Our third-party processors may transfer your information to the United
States based on the Privacy Shield agreement, so that the privacy of your
information is respected. You can find more information about the Privacy
Shield
• Our third-party processors may process your information in other
countries outside the European Economic Area based on where you are located. In
these cases, standard contractual clauses of our third-party processors apply,
which provide an adequate protection of your personal information.
5. YOUR RIGHTS
The General Data Protection Regulation (GDPR) applies to our processing of
your information. Under the GDPR, when we process your information, you have
certain rights as a Data Subject, namely the right to:
• Access the personal information that is held about you;
• Rectify any personal information that is held about you when it is inaccurate
or incomplete;
• Erasure or deletion of any personal information that is held about you;
• Object to the processing of your personal information;
• Restrict the processing of your personal information to certain
situations;
• Data portability of your personal information. This means that you have
the right to receive your personal information in a structured, accepted and
machine-readable format. You can also request to transfer your personal
information to another Controller if the occasion arises.
• Withdraw consent
When Speaksee is the data Controller of your personal information, you can
exercise any of these rights directly against us. In some cases, and for some
purposes however, we process your personal information solely based on the
instructions of our Customers who may be a business or educational institution,
which means that we act as a data processor. In these situations, you can
exercise your rights against our Customers. We can provide you with information
about how to exercise your rights if this situation arises.
For more information on how to exercise your rights as a Data Subject, or
to actually exercise one of your rights against us, please email us at
hello@speak-see.com.
If you, as a Data Subject, have a complaint about the way we process your
information, you have the right to file a complaint with the Autoriteit
Persoonsgegevens (the Dutch Data Protection Authority). A complaint can be
filed here.
6. SECURITY MEASURES
We take reasonable administrative, physical and electronic security
measures that are designed to protect your information from unauthorised
access, use, disclosure or any other form of unlawful processing of personal
data. In particular, we make sure that all information on our hardware and
software is encrypted to prevent unauthorised access. In addition, our Speaksee
systems and databases are protected by means of employee access control. We
have signed confidentiality agreements with all our employees to protect the
confidentiality and integrity of your information.
7. CHANGES TO THIS STATEMENT
Speaksee has the right to update this Privacy Statement. Every change to
this Privacy Statement will be announced on this page. Speaksee advices to
regularly check this page if there are any updates to the Privacy Statement.
8. CONTACT DETAILS & COMPLAINTS
Our goal is to respect your privacy. If you have any questions or concerns
about this Privacy Statement, please contact us by email at
hello@speak-see.com.
Address:
Speaksee B.V.
Westblaak 7G
3012 KC ROTTERDAM
The Netherlands
ALGEMENE VOORWAARDEN
SPEAKSEE B.V.
1.="" definities<="" span="">
1.1 In deze
voorwaarden gebruikt Speaksee B.V. de volgende termen in de hieronder opgenomen
betekenis:
Speaksee Speaksee
B.V., gevestigd te Rotterdam en geregistreerd in het handelsregister van de
Kamer van Koophandel onder nummer: 70051224.
klant<="" span=""> De natuurlijke
perso(o)n(en), niet handelend uit hoofde van bedrijf of beroep, die Speaksee
verzoekt een offerte uit te brengen en/of een overeenkomst met Speaksee heeft
gesloten.
product(en)<="" span=""> Alle door Speaksee voor
Klant te leveren of geleverde apparatuur en accessoires;
dienst(en)="" <="" span="">Alle diensten die Speaksee levert,
waaronder gebruik van de applicaties, ondersteuning, (nood)reparaties of
updates met betrekking tot de door Speaksee geleverde of te leveren Producten.
2. Overeenkomsten
tussen Speaksee en de Klant
2.1 Deze voorwaarden
zijn van toepassing op alle huidige en toekomstige diensten, overeenkomsten,
uitgebrachte offertes en geaccepteerde opdrachten van Speaksee. Algemene
voorwaarden van de Klant binden Speaksee niet en de toepasselijkheid daarvan
wordt hierbij voor zover nodig uitdrukkelijk van de hand gewezen. Afwijkingen
van deze voorwaarden gelden slechts indien Speaksee die afwijkingen
schriftelijk heeft bevestigd.
2.2 Indien in de
overeenkomst tussen Speaksee en de Klant wordt afgeweken van deze voorwaarden,
dan gelden de afspraken uit de overeenkomst tussen Speaksee en de Klant.
2.3 Het is Speaksee
toegestaan de voorwaarden te wijzigen met inachtneming van artikel 16 van deze
algemene voorwaarden. De gewijzigde voorwaarden gelden ook ten aanzien van
reeds bestaande overeenkomsten tussen Speaksee en haar Klanten.
2.4 Speaksee zal
zich steeds inspannen om de overeenkomst met Klant naar haar beste inzicht en
vermogen uit te voeren.
3. Aanbiedingen en
totstandkoming overeenkomsten
3.1 Alle offertes en
aanbiedingen van Speaksee, zowel mondeling, schriftelijk of elektronisch, zijn
vrijblijvend, tenzij Speaksee uitdrukkelijk een termijn voor aanvaarding heeft
opgenomen.
3.2 Offertes en
aanbiedingen van Speaksee zijn steeds gebaseerd op informatie zoals verstrekt
door de Klant. Klant garandeert dat deze informatie juist is. Een overeenkomst
met Speaksee voor het leveren van Producten of Diensten komt tot stand door een
schriftelijke of elektronische bevestiging van Speaksee.
4. Prijzen en
tarieven
4.1 Alle prijzen en
tarieven zoals gecommuniceerd door Speaksee zijn inclusief BTW,
verpakkingskosten, overige belastingen, taksen en/of heffingen die (mogelijk)
worden geheven op de Producten en Diensten, maar exclusief kosten voor levering
en transport, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
4.2 De gehanteerde
tarieven van Speaksee zijn afhankelijk van de Diensten die de Klant afneemt en
staan daarom in de offerte of worden getoond op de website van Speaksee.
4.3 Indien na de
datum van totstandkoming van de overeenkomst één of meer kostprijsfactoren een
verhoging ondergaan, kan Speaksee de overeengekomen prijs verhogen. Dit is
bijvoorbeeld het geval indien belastingen worden verhoogd of prijzen voor
inkoop voor Speaksee aanzienlijk stijgen na de totstandkoming van de
overeenkomst. Indien sprake is van een prijsverhoging is de Klant gerechtigd de
overeenkomst te ontbinden.
5.="" betaling<="" span="">
5.1 Voor zover niet
anders is bepaald in de overeenkomst of op de website van Speaksee, hanteert Speaksee
een betalingstermijn van 14 dagen voor de voldoening van de facturen.
5.2 Indien de Klant
deze betalingstermijn ongebruikt laat verstrijken, zal Speaksee de Klant
eenmalig een betalingsherinnering sturen, die kwalificeert als
ingebrekestelling. Daarbij zal Speaksee de Klant een nieuwe redelijke termijn
bieden om over te gaan tot betaling. Die redelijke termijn bedraagt altijd 7
dagen. Na het verstrijken van deze 7 dagen, verkeert de Klant in verzuim.
5.3 Door het
intreden van verzuim, verbeurt de Klant onmiddellijk een opeisbare rente gelijk
aan de wettelijke rente voor niet-handelstransacties over het opeisbare bedrag,
voor iedere maand (of gedeelte daarvan, wat gelijkgesteld wordt met een gehele
maand) dat betaling uitblijft, onverminderd het recht van Speaksee op volledige
nakoming en/of schadevergoeding. Hiermee wordt uitdrukkelijk afgeweken van het
bepaalde in artikel 6:92 BW.
5.4 Indien de Klant
in verzuim is met de voldoening van een opeisbaar bedrag, maakt Speaksee
daarnaast aanspraak op vergoeding van de buitengerechtelijke incassokosten.
Deze kosten worden vastgesteld conform de Staffel Buitengerechtelijke
incassokosten.
5.5 In afwijking van
de betalingstermijn als genoemd in artikel 5.1, kan Speaksee betaling van 50%
van de (koop)prijs vooraf verlangen. Dat kan Speaksee ook nog verlangen, nadat
de overeenkomst al tot stand is gekomen, maar de Producten en/of Diensten nog niet
zijn geleverd.
5.6 De Klant is niet
gerechtigd tot verrekening buiten de bevoegdheid die de Klant op grond van de
wet toekomt.
6.="" levering<="" span="">
6.1 Alle door Speaksee
genoemde termijnen voor door haar te leveren Producten of Diensten zijn
indicatief. Dit betreffen geen fatale termijnen.
6.2 De Klant is
verplicht de Producten of Diensten af te nemen op het moment dat deze hem ter
beschikking worden gesteld.
6.3 Bij
overschrijding van een door Speaksee gecommuniceerde termijn, informeert Speaksee
de Klant zo spoedig mogelijk. Wordt de gecommuniceerde termijn met meer dan
vier weken overschreden, dan is de Klant gerechtigd de aankoop ongedaan te
maken en heeft de Klant recht op restitutie van de koopprijs.
6.4 Verzending en
transport van Speaksee naar de Klant geschiedt voor risico van Speaksee. Het
risico gaat over op het moment dat de Klant of een door hem aangewezen derde de
Producten heeft ontvangen. Het is Speaksee toegestaan een levering van
Producten in verschillende delen te leveren.
6.5 Als de Klant verschuldigde
kosten niet (tijdig) aan Speaksee betaalt, dan behoudt Speaksee zich het recht
voor om uitvoering, levering van de Producten of Diensten en /of enige andere
prestatie te weigeren totdat de Klant alle aan Speaksee verschuldigde bedragen
heeft voldaan, onverminderd (en dus niet in de plaats van) andere rechten op
grond van de wet of de overeenkomst.
7.
Eigendomsvoorbehoud
7.1 Alle door Speaksee
geleverde Producten blijven eigendom van Speaksee totdat alle vorderingen die Speaksee
op de Klant heeft of mocht verkrijgen uit hoofde van overeenkomsten tot het
leveren van Producten en/of Diensten (inclusief eventuele daarmee verband
houdende (incasso)kosten en rente) volledig zijn betaald.
7.2 Klant is vóór
bedoelde eigendomsovergang niet bevoegd de Producten, anders dan overeenkomstig
zijn normale bedrijf en de normale bestemming van de Producten, te gebruiken,
verkopen, af te leveren of anderszins te vervreemden.
7.3 Klant is
verplicht de Producten die onder eigendomsvoorbehoud zijn afgeleverd zorgvuldig
te bewaren.
8. Bedenktijd en
herroeping
8.1 De Klant kan een
overeenkomst met betrekking tot de aankoop van een Product gedurende een
bedenktijd van 14 dagen zonder opgave van redenen ontbinden.
8.2 De bedenktijd
van 14 dagen gaat in op de dag van ontvangst van het laatste Product van de
bestelling. De Klant heeft het Product ontvangen indien het door de Klant zelf
in ontvangst is genomen, door een ophaallocatie voor pakketten in ontvangst is
genomen, dan wel indien het Product door een door de Klant aangewezen derde in
ontvangst is genomen.
8.3 De Klant kan een
overeenkomst tot het afnemen van een of meerdere Diensten (daaronder
uitdrukkelijk niet gerekend een overeenkomst voor levering van digitale inhoud
die niet op een materiële drager is geleverd, welke Diensten zijn uitgesloten
van het recht van herroeping) gedurende 14 dagen zonder opgave van redenen
ontbinden. Deze bedenktijd gaat in op het moment van het tot stand komen van de
overeenkomst.
8.4 Als de Klant
gebruik wenst te maken van zijn herroepingsrecht, meldt hij dit binnen de
bedenktermijn door middel van het modelformulier voor herroeping dat te vinden
is op de website van Speaksee.
8.5 Indien de
overeenkomst strekt tot levering van een Product, dan zal Speaksee de Klant
voorzien van een retourlabel voor verzending. Zo snel mogelijk, maar binnen 14
dagen vanaf de dag volgend op de in artikel 8.4 bedoelde melding via het
modelformulier, zendt de Klant het Product terug, met alle geleverde
toebehoren, voor zover redelijkerwijs mogelijk in originele staat en
verpakking.
8.6 Tijdens de
bedenktijd zal de Klant zorgvuldig omgaan met het Product en de verpakking. Hij
zal het Product slechts uitpakken of gebruiken in de mate die nodig is om de
aard, de kenmerken en de werking van het Product vast te stellen, vergelijkbaar
met een onderzoek van de Klant in een fysieke winkel. Gebruik van het Product
dat verder gaat dan het gebruik als omschreven in dit artikellid, heeft tot
gevolg dat de consument aansprakelijk is voor waardevermindering van het
Product inclusief de verpakking. Speaksee mag dit bedrag dan in mindering
brengen op hetgeen aan de Klant wordt terugbetaald.
8.7 Het risico en de
bewijslast voor de juiste en tijdige uitoefening van het herroepingsrecht ligt
bij de Klant.
8.8 Nadat Speaksee
het Product of de Producten retour heeft ontvangen van de Klant en wanneer na
inspectie door Speaksee is gebleken dat de Klant heeft voldaan aan het bepaalde
in artikel 8.6, dan zal Speaksee het aankoopbedrag binnen 14 dagen retourneren
aan de Klant.
9. Beëindiging en
annulering, stilzwijgende verlenging
9.1 Overeenkomsten
tot het leveren van Producten kunnen door de Klant niet worden geannuleerd.
9.2 Overeenkomsten
tot het leveren van Diensten hebben een looptijd zoals vermeld in de
overeenkomst tussen Speaksee en de Klant. De Klant kan de overeenkomst
beëindigen door een schriftelijke opzegging met inachtneming van een
opzegtermijn van één maand. Blijft een opzegging uit, dan wordt de overeenkomst
tussen Speaksee en de Klant stilzwijgend verlengd, telkens voor een periode van
drie maanden.
9.3 In het geval
dat:
- Klant haar
verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst niet, niet tijdig of niet
behoorlijk nakomt;
- het faillissement
van de Klant wordt aangegeven door de Klant of aangevraagd wordt door één of
meerdere van de schuldeisers van de Klant, of de Klant wordt toegelaten tot de
Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen; of
- de Klant op andere
wijze de vrije beschikking over zijn vermogen en/of inkomsten geheel of
gedeeltelijk verliest (c.q. onder curatele of bewind wordt geplaatst dan wel de
schuldsanering van toepassing wordt);
heeft Speaksee het
recht de overeenkomst(en) zonder voorafgaande ingebrekestelling naar haar keuze
op te zeggen of (gedeeltelijk) te ontbinden, zulks zonder dat zij tot enige
schadevergoeding of garantie gehouden zal zijn en onverminderd hetgeen Speaksee
rechtens toekomt. Speaksee is in geval van een opzegging of ontbinding
gerechtigd toegang tot de Diensten direct te ontzeggen.
10.="" klachten<="" span="">
10.1 Klachten over
geleverde Producten en/of Diensten moeten door de Klant binnen twee maanden na
ontdekking schriftelijk worden gemeld aan Speaksee. De klacht dient een zo
gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, zodat Speaksee
in staat is adequaat te reageren. Klachten kunnen worden ingediend middels een
modelformulier dat beschikbaar wordt gesteld op de website van Speaksee.
10.2 De Klant is
verplicht eventuele bezwaren tegen de hoogte of inhoud van facturen van Speaksee
binnen 14 dagen schriftelijk te melden aan Speaksee.
10.3 Indien de Klant
niet tijdig klaagt, komt haar geen recht meer toe op aflevering van het
ontbrekende, herstel of hervanging.
10.4 Retourzendingen
worden uitsluitend geaccepteerd als het Product zodanig gebrekkig is dat het
gebrek de retourzending rechtvaardigt en als is voldaan aan het bepaalde in
artikel 10.1. De Producten dienen, behoudens het gebrek, onbeschadigd te zijn
en in de originele verpakking te worden teruggestuurd.
11.="" garantie<="" span="">
11.1 Speaksee
verstrekt gedurende twee (2) jaar na oplevering garantie op de door haar
geleverde Producten voor materiaal- en fabricagefouten, hetgeen inhoudt dat Speaksee
voor haar rekening de fouten aan het geleverde herstelt of – indien Speaksee
dit noodzakelijk acht - voor vervanging zorgdraagt.
11.2 Speaksee
verstrekt gedurende twee (2) jaar na oplevering ondersteuning voor de door haar
geleverde Diensten. De juistheid van de getoonde transscripties wordt niet
gegarandeerd.
11.3 De kosten voor
herstel dan wel vervanging van het geleverde komen voor rekening van Speaksee..
11.4 In het geval
dat Speaksee uit hoofde van dit artikel 11 (onderdelen van) het geleverde
vervangt, wordt het vervangen onderdeel eigendom van Speaksee. Het vervangen
(onderdeel van het) geleverde dient (franco) aan Speaksee retour te worden
gezonden.
11.5 Indien het door
Speaksee geleverde onderdelen bevat die niet door Speaksee zelf worden
vervaardigd, geldt dat door Speaksee niet meer garantie wordt verstrekt dan de
garantie verkregen van haar leverancier, met inachtneming van de termijn van
artikel 11.1.
11.6 De garantie
wordt verstrekt onder de voorwaarde dat Klant aan al zijn verplichtingen ten
opzichte van Speaksee heeft voldaan.
11.7 In geval van
herstel wordt de garantietermijn niet verlengd. Indien sprake is van volledige
vervanging van het geleverde gaat een nieuwe garantietermijn van 2 jaar in, te
rekenen vanaf het moment dat het Product door Speaksee is geleverd.
11.8 Het recht op
garantie komt te vervallen indien de Klant in strijd handelt met de in de
meegeleverde handleiding opgenomen of door Speaksee gegeven instructies voor
het gebruik en onderhoud (waaronder het niet uitvoeren van updates),
ondeskundig handelt, dan wel indien de Klant gedurende de garantietermijn op
eigen initiatief wijzigingen, toevoegingen en/of reparaties verricht of laat
verrichten. Tevens kan in geval van overmacht als bedoeld in artikel 13 geen
beroep op garantie worden gedaan. Alle omstandigheden die overmacht opleveren,
of andere omstandigheden die het Speaksee feitelijk onmogelijk maken of
bezwaarlijk doen zijn om aan haar verplichtingen te voldoen, ontheffen Speaksee
van haar garantieverplichtingen.
12.="" aansprakelijkheid<="" span="">
12.1 Speaksee is
niet aansprakelijk voor schade, tenzij sprake is van opzet of bewuste
roekeloosheid.
12.2 Een eventuele
(buiten)contractuele aansprakelijkheid van Speaksee is steeds beperkt tot
direct geleden schade. Speaksee is met andere woorden nooit aansprakelijk voor
indirect geleden schade respectievelijk gevolgschade of andere indirecte schade
zoals omzetschade of winstderving.
12.3 Een eventuele
(buiten)contractuele aansprakelijkheid van Speaksee is voorts beperkt tot het
bedrag dat wordt uitgekeerd door de aansprakelijkheidsverzekeraar van Speaksee.
13.="" overmacht<="" span="">
13.1 Speaksee
behoudt zich het recht voor nakoming van haar verplichtingen op te schorten
indien sprake is van overmacht, met inachtneming van het bepaalde in artikel
13.2.
13.2 Van overmacht
is in ieder geval sprake, indien ten gevolge van enige omstandigheid
redelijkerwijze niet (meer) van Speaksee kan worden verlangd dat zij haar
verplichting (verder) nakomt, ook al was die omstandigheid ten tijde van het
aanvaarden van de opdracht voorzienbaar. Onder overmacht wordt in ieder geval
verstaan (maar niet beperkt tot): stormschade en andere natuurrampen,
uitsluitingen, oproep of oorlogsgevaar, ziekte van onvervangbare werknemers,
overmacht en/of niet (tijdig) nakomen door de leverancier(s) van Speaksee,
brand en andere ongevallen in het bedrijf alsmede alle van overheidswege
genomen of uitgevaardigde maatregelen en in het algemeen alle omstandigheden
die buiten de invloedssfeer van Speaksee vallen.
13.3 Indien
voornoemde opschorting langer dan één (1) maand heeft geduurd dan wel door Speaksee
te voorzien is dat deze langer dan één (1) maand zal duren, heeft zowel Speaksee
als de Klant het recht de overeenkomst (gedeeltelijk) te ontbinden.
14. Intellectuele
eigendom
14.1 De uit de
overeenkomst met Speaksee voortvloeiende rechten van intellectueel eigendom
worden en blijven het intellectuele eigendom van Speaksee. Als voor de
verkrijging van intellectuele eigendomsrechten door Speaksee – waaronder
auteursrechten – een nadere akte is vereist, dan stemt de Klant nu alvast in
met overdracht van ontstane auteursrechten en vastlegging daarvan in een akte. Speaksee
is en blijft rechthebbende van alle rechten ter zake van informatie, methodes,
formules, technieken, processen, systemen en programma’s die door of voor Speaksee
zijn ontwikkeld en die beschikbaar worden gesteld of worden medegedeeld aan de
Klant.
14.2 Alle door Speaksee
verstrekte documenten en Producten, zoals adviezen, overeenkomsten, ontwerpen,
prototypes, enz., zijn uitsluitend bestemd om te worden gebruikt door de Klant
en mogen niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Speaksee worden
verveelvoudigd, gewijzigd, openbaar gemaakt of ter kennis van derden gebracht.
15.="" privacy<="" span="">
Speaksee spant zich
in om de bij haar aanwezige persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming
met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679. Meer informatie
over de wijze waarop Speaksee omgaat met persoonsgegevens is opgenomen in de
privacyverklaring van Speaksee, zoals opgenomen als bijlage bij dit document en
zoals weergegeven op haar website, speak-see.com. De privacyverklaring maakt
onderdeel uit van deze algemene voorwaarden.
16. Wijziging van
deze algemene voorwaarden
Het is Speaksee
toegestaan deze algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen. De gewijzigde
voorwaarden gelden ook ten aanzien van reeds bestaande overeenkomsten tussen Speaksee
en haar Klanten. In geval van wijziging van essentiële voorwaarden in het
nadeel van de Klant, is de Klant gerechtigd om de overeenkomst met Speaksee
zonder kosten of schadevergoeding op te zeggen binnen 14 dagen nadat Speaksee
de Klant heeft geïnformeerd over de nieuwe algemene voorwaarden. De
opzegtermijn die de Klant in acht moet nemen is in dit geval 14 dagen.
17. Toepasselijk
recht
17.1 Op alle
overeenkomsten, opdrachten en werkzaamheden van Speaksee is uitsluitend
Nederlands recht van toepassing. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag
wordt uitgesloten.
17.2 Geschillen
worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Rotterdam, locatie
Rotterdam.
Deze algemene
voorwaarden zijn gepubliceerd op de website van Speaksee B.V.
(www.speak-see.com)
en gedeponeerd in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel.
SPEAKSEE´s PRIVACY STATEMENT
SPEAKSEE SERVICES
Last updated: 21-08-2020
GENERAL
This is the Privacy Statement of Speaksee related to Speaksee services. Our
services consist of a speech-to-text transcription microphone kit for physical
meetings and desktop transcription software (Speaksee AutoCaption) for digital
meetings. This Privacy Statement explains how we deal with personal information
that we receive when you make use of one of our services.
We commit to your privacy and ensure that any personal information we
process will be protected and treated confidentially. We appreciate that you
trust us with your information, and we will do everything we can to not damage
this trust. In this text we would like to explain what personal information we
collect from you and for what exact purposes we use your information.
If you have any question related to your privacy or this Privacy Statement
in particular, please contact us at hello@speak-see.com.
1. WHAT INFORMATION WE COLLECT AND FOR WHAT PURPOSES?
When you make use of (one of) our services, we may collect your information
in order to deliver our services and improve these services to provide a better
experience to you. We receive your information because you directly provide it
to us or because our systems collect this from you. We only collect certain
information if you are a Customer of our services (a Customer is the person or
company that signs up for our services and has an account with Speaksee) or if
a Customer uses our services for a conversation with you, for which the Customer
will notify you either verbally or by handing out a microphone to you.
Below you find more details about the information we process, and for what
purposes we use it:
1. Account information
If you are our Customer, we receive information about you to provide you
our transcription services. In particular, when you sign up for our Speaksee
services, we will process your contact details such as name, address and
country of residence. When you create or use an account for Speaksee, we
process your email address and encrypted password (which are not visible to
us).
We use your account information to create a Customer account and to provide
our transcription services to this account. In addition, we may use your
contact details to provide important information about our services, such as
changes and updates. We may also use this information to communicate with you,
for example when you require support.
We process your contact details and account information on the basis of
your consent. This means that when you sign up for a Speaksee account, you have
to give your consent to the processing of your information. This is done by
reading this Privacy Statement and checking a box to consent to our data
processing when you sign up for a Speaksee account.
2. Spoken conversations whilst using the service
When you use our services, we process your speech for speech-to-text
transcription. Spoken conversations will be captured when you use a microphone
of the Speaksee microphone kit, or when you use the microphone of your device
when you are using Speaksee AutoCaption.
We use your voice in order to provide transcription services to our
Customers. In addition, we may use your voice to improve our services. This may
mean that your voice is processed and temporarily stored for training
algorithms that will improve the quality of the audio that is captured by Speaksee
and/or the speech-to-text services, including speaker recognition.
We process your voice on the basis of legitimate interest to improve the
service as well as consent to provide the service. We process voice data on the
basis of our legitimate interest to do so, namely our legitimate business
interest to provide our services and improve our services for the benefit of
our Customers
Our Customers are required to ask users of a Speaksee microphone, or
persons who are transcribed to text by Speaksee AutoCaption, for their Consent
that their speech is processed and in some cases may be stored temporarily. We
ensure that the voice data is deleted as soon as the speech data is not useful
for training our algorithm anymore and won’t use this data for any other
purposes.
3. Technical information and metadata
If you are a Customer, we collect information about your device, network
and internet connection when you make use of our Speaksee services. Information
that may be processed include: IP address, operating system details (version
number and hardware ID) and network metrics (routes and latency).
We use this technical information to correctly provide our speech-to-text
transcription services and to optimize your experience. We may also use this
information to provide helpful technical support when you encounter issues with
our services.
We process technical information on the basis of our legitimate interest to
do so, namely our legitimate business interest to provide our services and
improve our services for the benefit of our Customers and to provide technical
support to our Customers.
2. HOW LONG WE PROCESS YOUR INFORMATION
We will retain your personal information no longer than is necessary for
the purposes for which they are processed, unless we need to comply with legal
obligations, in which case we might store your information for a longer period
of time.
Speech and speech-to-text transcripts are processed and stored for the
duration of Speaksee sessions (which means until the Speaksee microphone kit is
switched off or until the AutoCaption software is closed). When requested by
our Customer, transcripts may be stored for their own benefit. In that case, we
store speech transcripts for a longer duration indicated by the Customer. In
some cases we may also store speech audio as well as transcripts for the
purposes of improving our machine learning algorithms in order to improves our
Services to our Customers. When this applies we will not retain the data after
the algorithms have been trained and in any case this data will be deleted
after one year.
Your account information and technical information and metadata regarding
your device or the Speaksee conversation is retained for a maximum period of
one year after the conversation took place. .
3. WITH WHOM WE SHARE YOUR INFORMATION
We will only share your personal data with third parties if this is
necessary for the provision of our services and the improvement of these
services. We will explicitly never sell your personal data to third parties.
Currently, we use several third-party processors for the purpose of providing
our speech-to-text services as well as providing storage and communication of
information
Furthermore, we may share your personal data with third parties as an
exception if we have a legal obligation to do so. Currently, no such
obligations are applicable to our services and thus we do not share any
information with third parties based on this exception.
4. INTERNATIONAL DATA TRANSFERS
Speaksee and Speaksee servers are located in the European Union which means
that your information will in principal be processed within the European
Economic Area (European Union including Norway, Iceland and Liechtenstein). The
third parties we work with may in certain cases transfer your information to
countries outside the European Union.
• Our third-party processors may transfer your information to the United
States based on the Privacy Shield agreement, so that the privacy of your
information is respected. You can find more information about the Privacy
Shield
• Our third-party processors may process your information in other
countries outside the European Economic Area based on where you are located. In
these cases, standard contractual clauses of our third-party processors apply,
which provide an adequate protection of your personal information.
5. YOUR RIGHTS
The General Data Protection Regulation (GDPR) applies to our processing of
your information. Under the GDPR, when we process your information, you have
certain rights as a Data Subject, namely the right to:
• Access the personal information that is held about you;
• Rectify any personal information that is held about you when it is inaccurate
or incomplete;
• Erasure or deletion of any personal information that is held about you;
• Object to the processing of your personal information;
• Restrict the processing of your personal information to certain
situations;
• Data portability of your personal information. This means that you have
the right to receive your personal information in a structured, accepted and
machine-readable format. You can also request to transfer your personal
information to another Controller if the occasion arises.
• Withdraw consent
When Speaksee is the data Controller of your personal information, you can
exercise any of these rights directly against us. In some cases, and for some
purposes however, we process your personal information solely based on the
instructions of our Customers who may be a business or educational institution,
which means that we act as a data processor. In these situations, you can
exercise your rights against our Customers. We can provide you with information
about how to exercise your rights if this situation arises.
For more information on how to exercise your rights as a Data Subject, or
to actually exercise one of your rights against us, please email us at
hello@speak-see.com.
If you, as a Data Subject, have a complaint about the way we process your
information, you have the right to file a complaint with the Autoriteit
Persoonsgegevens (the Dutch Data Protection Authority). A complaint can be
filed here.
6. SECURITY MEASURES
We take reasonable administrative, physical and electronic security
measures that are designed to protect your information from unauthorised
access, use, disclosure or any other form of unlawful processing of personal
data. In particular, we make sure that all information on our hardware and
software is encrypted to prevent unauthorised access. In addition, our Speaksee
systems and databases are protected by means of employee access control. We
have signed confidentiality agreements with all our employees to protect the
confidentiality and integrity of your information.
7. CHANGES TO THIS STATEMENT
Speaksee has the right to update this Privacy Statement. Every change to
this Privacy Statement will be announced on this page. Speaksee advices to
regularly check this page if there are any updates to the Privacy Statement.
8. CONTACT DETAILS & COMPLAINTS
Our goal is to respect your privacy. If you have any questions or concerns
about this Privacy Statement, please contact us by email at
hello@speak-see.com.
Address:
Speaksee B.V.
Westblaak 7G
3012 KC ROTTERDAM
The Netherlands